ব্যবসায়িক যোগাযোগের ধরন এবং প্রধান পর্যায়

ব্যবসায়িক যোগাযোগ আধুনিক সমাজের জীবনের একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ। কর্মক্ষেত্রে প্রতিদিন, যারা একটি নির্দিষ্ট মর্যাদা ধারণ করে এবং একটি নির্দিষ্ট অবস্থান দখল করে তারা বিভিন্ন ধরণের অবলম্বন করে এবং কঠোরভাবে ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের প্রকাশ্য এবং অব্যক্ত নিয়মগুলি পালন করে। সঠিকভাবে নির্মিত ব্যবসায়িক যোগাযোগ এমনকি একজন নবীন ম্যানেজারকে লক্ষ্যের সফল কৃতিত্বের দিকে নিয়ে যাবে।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের ধারণাটি এক ধরণের যোগাযোগকে লুকিয়ে রাখে, যার উদ্দেশ্য নিজেই আলোচনার প্রক্রিয়া নয়, তবে একটি নির্দিষ্ট সমস্যার সমাধান বা একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জন, যা কথোপকথনে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের জন্য একটি লিঙ্ক এবং এর বাইরে রয়েছে। যোগাযোগ প্রক্রিয়া নিজেই।

নিম্নলিখিত পরিস্থিতিতে উপস্থিতিতে এই ধরনের যোগাযোগ অন্যান্য ধরনের থেকে পৃথক:

• লক্ষ্য, উদ্দেশ্য বা কার্যকলাপ সমস্ত কথোপকথনের জন্য সাধারণ হওয়া উচিত;
• আলোচকরা একটি সাধারণ স্থান-কালের ব্যবধানে থাকে: ব্যবসায়িক যোগাযোগ যেকোনো সংস্থা, গোষ্ঠী বা দলে হতে পারে;
• এই প্রক্রিয়ার সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা আন্তঃসংযুক্ত, সামাজিক ভূমিকা তাদের মধ্যে স্পষ্টভাবে বিতরণ করা হয় এবং যোগাযোগের একটি শ্রেণিবিন্যাস তৈরি করা হয়;
• এই প্রেক্ষাপটে যোগাযোগের কঠোর নিয়ম রয়েছে যা সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের অবশ্যই মানতে হবে, অবস্থা নির্বিশেষে: কাজের পরিবেশে আচরণের নিয়মগুলি হল ব্যবসায়িক শিষ্টাচার।

ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের প্রাথমিক নিয়মগুলি নিম্নলিখিতগুলি সুপারিশ করে:

• ব্যবসায়িক কথোপকথন করা উচিত যোগাযোগের একটি নির্দিষ্ট শৈলীতে লেগে থাকুন, স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে তাদের চিন্তাভাবনা প্রণয়ন করুন, তাদের দৃষ্টিভঙ্গির পক্ষে ভারী যুক্তি দিন এবং কথোপকথককে শুনতে এবং শুনতে সক্ষম হন। এটি ব্যবসায়ীদের কাছ থেকে অতিরিক্ত সময় না নিয়ে একটি উত্পাদনশীল কথোপকথন করতে সহায়তা করবে।
• এই ধরনের যোগাযোগে, কথোপকথনে অংশগ্রহণকারীরা যতটা সম্ভব ভদ্র হতে হবে।. ব্যবসায়িক সভাগুলি কিছু ধরণের সুবিধার জন্য অনুসরণ করছে, তাই কখনও কখনও আপনাকে খুব মনোরম লোকেদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে না।
• শব্দ এবং সহজ বাক্য বোঝা এই শৈলী সহজাত। জটিল শর্তাবলী এবং বিদেশী শব্দে প্রকাশ করা, আপনি একজন ব্যক্তিকে বিভ্রান্ত করতে পারেন বা এমনকি তাকে অসন্তুষ্ট করতে পারেন। পরিবর্তে, এটি লক্ষ্য অর্জনে বাধা সৃষ্টি করবে।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের তিনটি প্রধান ফাংশন রয়েছে যার বিভিন্ন চূড়ান্ত লক্ষ্য এবং একজন ব্যক্তিকে প্রভাবিত করার নীতি রয়েছে:

• তথ্য ও যোগাযোগ ফাংশনটি কথোপকথনে অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা নির্দিষ্ট তথ্য সংগ্রহ এবং গঠনের সাথে সাথে আলোচনা প্রক্রিয়ায় সঞ্চিত জ্ঞানের আদান-প্রদান জড়িত।
• নিয়ন্ত্রক-যোগাযোগমূলক ফাংশন যোগাযোগ অংশগ্রহণকারীদের আচরণ সংশোধন করার লক্ষ্যে হয়. কর্পোরেট যোগাযোগের সময়, বিষয় শুধুমাত্র তার আচরণের নিজস্ব মডেল নয়, কথোপকথনে অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদেরও নিয়ন্ত্রণ করে। এই ফাংশনটি সম্পাদন করার জন্য, নিম্নলিখিত পদ্ধতিগুলি উপযুক্ত: বক্তৃতা শিষ্টাচারের কাঠামোর মধ্যে প্ররোচনা বা পরামর্শ, আচরণ অনুলিপি করা।
• কার্যকরভাবে যোগাযোগমূলক ফাংশনটি যোগাযোগের বিষয়গুলির সংবেদনশীল দিকগুলির সাথে সরাসরি সম্পর্কিত।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের সমস্ত বিদ্যমান বৈচিত্র অনেক পরামিতি অনুযায়ী শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। বিদ্যমান বেশী মধ্যে সবচেয়ে জনপ্রিয় বিবেচনা করুন.

তথ্য বিনিময় পদ্ধতির উপর নির্ভর করে, মৌখিক এবং লিখিত ব্যবসায়িক যোগাযোগ আলাদা করা হয়:

1. লিখিত ধরণের ব্যবসায়িক যোগাযোগের মধ্যে সমস্ত ধরণের অফিসিয়াল নথি অন্তর্ভুক্ত থাকে। এটি একটি রেফারেন্স রিপোর্ট, একটি ব্যাখ্যামূলক নোট, রিপোর্ট এবং মিটিংয়ের মিনিট, ব্যবসায়িক চিঠিপত্র, একটি বিবৃতি, কোম্পানির অভ্যন্তরীণ চার্টার, রাইটার-অফের একটি কাজ, একটি আদেশ, লিখিতভাবে একটি নির্দেশ, একটি কাজের বিবরণ এবং আরও অনেক কিছু হতে পারে। . স্বাক্ষর বা সীল সহ যে কোনও অফিসিয়াল নথি ব্যবসায়িক যোগাযোগের বিষয়।
2. আলোচনা, মিটিং, সম্মেলন, ব্যবসায়িক কথোপকথন, প্রতিবেদন, পরিকল্পনা মিটিংগুলি মৌখিক ধরণের ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য দায়ী করা যেতে পারে।

অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া পদ্ধতি অনুসারে, প্রত্যক্ষ এবং পরোক্ষ ধরণের ব্যবসায়িক যোগাযোগ রয়েছে:

• সরাসরি যোগাযোগের মধ্যে অতিরিক্ত উপায় ব্যবহার না করে অংশীদারদের মধ্যে আলোচনা জড়িত, অর্থাৎ কথোপকথনকারীরা একই ঘরে থাকে এবং মুখোমুখি যোগাযোগ করে।
• যোগাযোগের আধুনিক মাধ্যম - টেলিফোন, ই-মেইল, ভিডিও ব্যবহার করে পরোক্ষ যোগাযোগ ঘটে।
• দূরবর্তী যোগাযোগ আপনাকে বিভিন্ন দেশের অংশীদারদের মধ্যে কিছু সমস্যা দ্রুত সমাধান করতে দেয়। কিন্তু অভিজ্ঞতা দেখায় যে মুখোমুখি কথোপকথন সবচেয়ে ফলপ্রসূ হয়।

আরেকটি শ্রেণীবিভাগে ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রকারভেদকে মৌখিক এবং অ-মৌখিক যোগাযোগে বিভক্ত করা হয়:

1. মৌখিক যোগাযোগ মানুষের বক্তৃতার মাধ্যমে মানুষের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া জড়িত। ভাষা ব্যবস্থার সাহায্যে এবং একজন ব্যক্তির উদ্দেশ্যের উপর নির্ভর করে, বক্তৃতা পাঠ্যগুলি গঠিত হয়। তারা লিখিত এবং মৌখিক উভয় হতে পারে।
2. মানুষের মধ্যে অ-মৌখিক মিথস্ক্রিয়া বক্তৃতা ব্যবহার ছাড়াই ঘটে। এই যোগাযোগের মাধ্যম হল অনুভূতি এবং আবেগের বাহ্যিক প্রকাশ - শরীরের ভাষা, মুখের অভিব্যক্তি, দৃষ্টি এবং শরীরের গতিশীলতা। তারা একটি সাধারণ ধারণা দ্বারা একত্রিত হয়: গতিবিদ্যা।

প্রকারগুলি ছাড়াও, ব্যবসায়িক যোগাযোগের ফর্মগুলিও রয়েছে, এগুলি একক এবং সংলাপে বিভক্ত.

1. প্রথম গোষ্ঠীতে একজন অংশগ্রহণকারীর সাথে যোগাযোগের ফর্মগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে: প্রতিবেদন, আবেদন, স্বাগত বক্তব্য, বিজ্ঞাপন। এই ক্ষেত্রে, একজন ব্যক্তি বক্তা হিসাবে কাজ করে এবং শ্রোতাদের কাছে কিছু তথ্য পৌঁছে দেয়। তাকে অবশ্যই স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে যে সে কী বিষয়ে কথা বলছে এবং স্পষ্টভাবে তার চিন্তাভাবনা প্রকাশ করতে সক্ষম হবে।
2. সংলাপমূলক ফর্ম দুই বা ততোধিক অংশগ্রহণকারীদের উপস্থিতি জড়িত।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলোচনা করার সময় আলোচনা হল যোগাযোগের একটি উপযুক্ত রূপ এবং হল:

• উল্লম্ব - উচ্চ কর্তৃপক্ষের সাথে;
• অনুভূমিক - সংস্থার মধ্যে;
• অননুমোদিত - যে, অনির্ধারিত, ঘন্টা পরে পরিচালিত;
• সর্বোচ্চ স্তরে - আগ্রহী সংস্থাগুলির প্রধানের পদে কেবলমাত্র ব্যক্তিরা রয়েছেন;
• বর্ধিত টেবিলে - ওয়ার্কিং গ্রুপ বা বিশেষভাবে নিযুক্ত কমিশনের একটি সভা।

কথোপকথন, অন্যান্য ফর্মগুলির মধ্যে, সবচেয়ে অনানুষ্ঠানিক, সরলীকৃত চরিত্র রয়েছে। কাজের পরিবেশে মিথস্ক্রিয়া। কর্মক্ষেত্রে যে কোনও যোগাযোগ যা একটি সমস্যা সমাধানের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে তা এই ফর্মটিতে দায়ী করা যেতে পারে। কর্তৃপক্ষের সাথে একটি নৈমিত্তিক কথোপকথন শুরু করার এবং কৌশলে আগ্রহের সমস্যাগুলির সমাধানের দিকে নিয়ে যাওয়ার উপযুক্ত সময়ে প্রত্যেকেরই উপহার নেই।

আলোচনা বা বিবাদ হল বিভিন্ন, প্রায়শই বিপরীত দৃষ্টিভঙ্গির তুলনা করে সমস্যা সমাধানের একটি উপায়। একটি ফলপ্রসূ আলোচনার ফলাফল হ'ল সমস্ত ইতিবাচক এবং নেতিবাচক পয়েন্টগুলি পালাক্রমে শোনার পরে পক্ষগুলির পারস্পরিক চুক্তির মাধ্যমে একটি একক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা। যোগাযোগের এই ফর্মটিতে সবচেয়ে উজ্জ্বল মানসিক রঙ রয়েছে তবে ব্যবসায়িক চেনাশোনাগুলিতে এটি নির্দিষ্ট নিয়ম অনুসরণ করার প্রথাগত। বিরোধীরা যেন বেশিক্ষণ কথা না বলে, একে অপরকে বাধা দেয়।

একটি ব্যবসায়িক কথোপকথনের প্রক্রিয়াটি তার শুরু থেকে নির্ধারিত লক্ষ্য অর্জন পর্যন্ত সাধারণত নির্দিষ্ট পর্যায় বা পর্যায়গুলিতে বিভক্ত হয়।

আসুন তাদের প্রতিটিকে আরও বিশদে বিবেচনা করি।

• একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট জন্য প্রস্তুতি. এই পর্যায়ে, আসন্ন কথোপকথনের জন্য একটি পরিকল্পনার রূপরেখা তৈরি করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ, সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় কাজগুলির পরিসর নিজের জন্য স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করা। কথোপকথনের কৌশল এবং প্রয়োজনীয় যুক্তিগুলি বেছে নেওয়ার ভিত্তিতে কথোপকথনের বিষয়ে আগে থেকেই অনুসন্ধান করা সার্থক। সর্বোপরি, এর ফলাফল নির্ভর করে বৈঠকটি কতটা অর্থবহ হবে তার উপর।
• স্থান এবং সময়কালের পদবী আলোচনার জন্য। এই প্যারামিটারের সংজ্ঞা কথোপকথনকারীদের ভূমিকার উপর নির্ভর করে। সাধারণত আলোচনার স্থানাঙ্কগুলি উচ্চতর কথোপকথক দ্বারা সেট করা হয়। যদি মিটিং সমান হয়, তাহলে অংশগ্রহণকারীরা পারস্পরিক সম্মত হতে পারে।

• সেট আপ এবং যোগাযোগ করা একজন কথোপকথকের সাথে। এই পর্যায়, তার কার্যকরী উদ্দেশ্য অনুযায়ী, আলোচনার শুরু। প্রায়শই, কথোপকথনের প্রথম নজর বা শব্দটি তার প্রতি অবচেতন মনোভাব যুক্ত করে এবং কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার ইচ্ছাকে প্রভাবিত করে। যোগাযোগ স্থাপনের সময়, যত তাড়াতাড়ি সম্ভব কথোপকথনের উপর জয়লাভ করা এবং মনস্তাত্ত্বিক যোগাযোগ স্থাপন করে পর্যায়টি সম্পূর্ণ করা গুরুত্বপূর্ণ - সেই মুহুর্ত যখন যোগাযোগের সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা পয়েন্টে পৌঁছানোর জন্য প্রস্তুত।
• সমস্যা পদবী এবং বিদ্যমান তথ্য শেয়ার করা। এই পর্যায়ে, সমস্ত আগ্রহের প্রশ্নগুলিকে ভয়েস করা, কথোপকথনের দিক নির্দেশ করা এবং সমস্যার একটি সাধারণ ধারণা দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ।
• প্রস্তাবিত সমাধানের পক্ষে যুক্তি. তর্ক পর্বটি পূর্ববর্তী পর্যায়ের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে আন্তঃসংযুক্ত এবং এটি থেকে মসৃণভাবে প্রবাহিত হয়। এই সময়ের মধ্যে, সমস্যাটি সমাধান করার জন্য আপনার দৃষ্টিভঙ্গির সমস্ত ইতিবাচক দিকগুলি নোট করা, প্ররোচিত করার দক্ষতা প্রয়োগ করা খুব গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষত যদি কথোপকথনের দৃষ্টিভঙ্গি আলাদা থাকে।
• পাল্টা যুক্তি. এই পর্যায়ে, কথোপকথনের পাল্টা যুক্তি, যারা সবসময় একমত নাও হতে পারে, শোনা হয়। সাবধানে এবং শান্তভাবে কথোপকথনের কথা শোনা, তার অবস্থানের সারমর্ম বোঝা গুরুত্বপূর্ণ। অগ্রণী প্রশ্নগুলি প্রদত্ত তথ্যের অভাবের সাথে আপত্তি সম্পর্কিত কিনা তা বুঝতে সাহায্য করবে।
• একটি আপস খোঁজা টাস্ক সমাধানে। পর্যায়ক্রমে আর্গুমেন্ট এবং প্রস্তাবনা পেশ করার প্রক্রিয়ায়, একটি সমাধান চাওয়া হয় যা আলোচনার জন্য সব পক্ষের জন্য উপযুক্ত হবে।
• সিদ্ধান্ত গ্রহণ। এই পর্যায়টির অর্থ একটি সাধারণ অবস্থানের সাথে সমস্ত পক্ষের চুক্তি, একটি সাধারণ ধারে আগমন।

• রেকর্ডিং ফলাফল. সমস্ত ব্যবসায়িক মিটিং একটি যৌথ সিদ্ধান্তের একটি লিখিত নিশ্চিতকরণ স্বাক্ষরের মাধ্যমে শেষ হয়। চুক্তিটি এই সত্যের প্রতিফলন যে মিটিংটির একটি শেষ ফলাফল সবার কাছে গ্রহণযোগ্য।
• যোগাযোগ শেষ করুন। গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করার পরে, আপনাকে কথোপকথনকারীদের সাথে সঠিকভাবে অংশ নিতে সক্ষম হতে হবে, সম্ভবত একটি ব্যবসায়িক কার্ড ছেড়ে যেতে হবে বা অংশীদারদের কাছ থেকে যোগাযোগের তথ্য চাইতে হবে।
• বিশ্লেষণ প্রাপ্ত ফলাফল। এই পর্বই চূড়ান্ত। কথোপকথনে অংশগ্রহণকারীদের জন্য সিদ্ধান্তটি কীভাবে সঠিক এবং লাভজনক ছিল তা দেখানোর জন্য এটি ডিজাইন করা হয়েছে।

সফল ব্যবসার চাবিকাঠি হল আপনার গ্রাহক এবং অংশীদারদের সাথে একটি সঠিকভাবে নির্মিত ব্যবসায়িক যোগাযোগ। এটি অর্জন করতে, কিছু সূক্ষ্মতা অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত।

• আপনাকে সবসময় পরিস্থিতি নিয়ন্ত্রণে রাখতে হবে। ব্যবসায়িক পরিবেশে আবেগ ও অনুভূতির প্রকাশ অনুপযুক্ত। ভয় এবং অনিশ্চয়তার অনুভূতি সিদ্ধান্ত গ্রহণে হস্তক্ষেপ করতে পারে এবং কথোপকথনের হেরফের দ্বারা সৃষ্ট করুণার অনুভূতি একটি অলাভজনক চুক্তিতে স্বাক্ষর করতে পারে। আলোচনার মতো সংলাপের ধরনের যোগাযোগের সময় অসংযম এবং আগ্রাসন প্রদর্শন করা অগ্রহণযোগ্য। এটা অসম্ভাব্য যে কেউ একটি ভারসাম্যহীন এবং সর্বদা সন্দেহজনক অংশীদারের সাথে মোকাবিলা করতে চাইবে।
• গ্রাহকের চাহিদা অনুমান করার ক্ষমতা সফল ব্যবসা পরিচালনার আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান, কারণ যে কোনও ব্যবসায়, এন্টারপ্রাইজের সমস্ত ক্রিয়াকলাপ ক্লায়েন্টের চাহিদা পূরণের লক্ষ্যে থাকে। মনোযোগ এবং সৌজন্য, সর্বোচ্চ পর্যায়ে সেবা ক্লায়েন্টকে আবার ফিরে আসবে।
• পরিকল্পনা এবং মাধ্যমিক থেকে গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য করার ক্ষমতা। যেকোনো আলোচনায়, দ্বিতীয় পরিকল্পনার বিশদ বিবরণ না নিয়ে সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্টভাবে কথা বলা গুরুত্বপূর্ণ। সাধারণত, ব্যবসায়িক ব্যক্তিদের সীমিত সময় থাকে, তাই আপনার গুরুত্বপূর্ণ মিটিংয়ের জন্য দীর্ঘ একক রচনা প্রস্তুত করা উচিত নয়।
• ব্যবসায়িক সম্পর্ক ব্যক্তিগত সম্পর্কের সাথে হস্তক্ষেপ করা উচিত নয়। এমনকি যদি একজন ব্যক্তি শত্রুতা সৃষ্টি করে, এর অর্থ এই নয় যে তিনি ব্যবসায়িক সম্পর্কের ক্ষেত্রে কার্যকর হতে পারবেন না। একটি উদার এবং সহায়ক মনোভাবের প্রকাশ, কথোপকথনের যুক্তিতে আন্তরিক আগ্রহ একটি ফলপ্রসূ বৈঠকের অনুমতি দেবে।
• সততা এবং উদ্দেশ্যের স্বচ্ছতা। আলোচনার সময়, আপনাকে সত্য এবং পরিসংখ্যান দিয়ে আপনার কথাগুলি নিশ্চিত করে আন্তরিকভাবে আচরণ করতে হবে। সর্বোপরি, একটি লাভজনক চুক্তির জন্য যে কোনও অসাধু কাজ স্থায়ীভাবে অংশীদারের বিশ্বাসকে ক্ষুন্ন করতে পারে এবং খ্যাতি নষ্ট করতে পারে।
• মৌলিক ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের জ্ঞান.

নিচের ভিডিওটি ব্যবসায়িক যোগাযোগের 5টি মৌলিক নিয়ম ব্যাখ্যা করে।