সারসংক্ষেপ

সচিব সারসংকলন টিপস

বিষয়বস্তু

একজন বিশেষজ্ঞ কি করেন?
গঠন
কি নির্দিষ্ট করা প্রয়োজন নেই?
কিভাবে একটি কভার লেটার লিখতে হয়?
নমুনা

কোম্পানির সেক্রেটারি কর্মীবাহিনীর কার্যক্রম সংগঠিত করার কাজগুলি গ্রহণ করেন এবং বিশেষ করে কোম্পানির প্রধান। এটি কোম্পানির প্রধানের একজন সহকারী, তাই এই খালি পদের জন্য প্রার্থীদের জন্য বেশ কঠোর প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। আসুন সচিব হিসাবে একটি পদের জন্য একটি সফল জীবনবৃত্তান্ত সংকলনের বিষয়ে আরও বিশদে আলোচনা করি।

একজন বিশেষজ্ঞ কি করেন?

যেকোনো সচিবের কাজের জন্য দ্রুত এক ধরনের কাজের কার্যকলাপ থেকে অন্য কাজে পরিবর্তন করার ক্ষমতা প্রয়োজন। এই ব্যক্তিটি বিভিন্ন ধরনের কাজ করে, তবে সেগুলির সবগুলিই কোম্পানির প্রথম ব্যক্তিকে তার কাজে সাহায্য করার পাশাপাশি তার কাজের এবং ব্যক্তিগত সময় বাঁচানোর লক্ষ্যে। ঐতিহ্যগতভাবে, এই বিশেষজ্ঞের কাজের ফাংশনগুলির মধ্যে রয়েছে অফিসের কাজ, টেলিফোনের সাথে কাজ, পিবিএক্স এবং অফিস সরঞ্জাম, কলের পুনর্বন্টন, সেইসাথে মিটিং, ব্যবসায়িক ভ্রমণ এবং কিছু অন্যান্য কাজের আয়োজন করা।

সংবর্ধনা অনুষ্ঠানে সচিব মো ক্লায়েন্ট এবং দর্শকদের প্রাথমিক অভ্যর্থনা, টেলিফোন যোগাযোগ, ফ্যাক্স অভ্যর্থনা, সেইসাথে মাথার আলোচনার জন্য পরিষেবা সমর্থনের জন্য দায়ী।
একজন প্রশাসকের দায়িত্বে এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের মধ্যে সবচেয়ে কার্যকর মিথস্ক্রিয়া সংগঠন, অফিসের জায়গায় শৃঙ্খলা বজায় রাখা, অফিস সরঞ্জাম রক্ষণাবেক্ষণ, কোম্পানির অফিসকে সমস্ত প্রয়োজনীয় স্টেশনারি এবং গৃহস্থালীর পণ্য সরবরাহ করা অন্তর্ভুক্ত।
ম্যানেজারের ব্যক্তিগত সহকারীর কাজগুলি কিছুটা আলাদা। এই বিশেষজ্ঞ সবসময় আসন্ন ঘটনা সম্পর্কে সচেতন. এটি তার কাঁধে যে বসের কাজের মিটিংগুলির সময়সূচী, তার ব্যক্তিগত নির্দেশাবলীর পূর্ণতা এবং অন্যান্য অনেক কাজ যা সাধারণত প্রতিটি ক্ষেত্রে পৃথকভাবে আলোচনা করা হয়, তার উপর পড়ে।
আদালত কেরানি সাধারণত একজন বিচারকের সাথে সংযুক্ত - এই কর্মচারী আদালতের সেশনে অংশ নেয় এবং সমস্ত প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টারি কাজ করে। কোর্ট সেক্রেটারি নথি সংরক্ষণাগারে নিযুক্ত, অফিসে সামগ্রী স্থানান্তর, আদালতের সেশনের মিনিটগুলি রাখা, সেইসাথে সাবপোনা মেইলিং করা। এই পদের জন্য প্রয়োজনীয়তাগুলি খুব বেশি: কর্মচারীর অবশ্যই উচ্চ আইনি শিক্ষা এবং কমপক্ষে 2 বছরের পেশাদার অভিজ্ঞতা থাকতে হবে।
প্রেস সচিব ব্র্যান্ডের উপস্থাপনা সংক্রান্ত সমস্যাগুলি তত্ত্বাবধান করে, মিডিয়ার সাথে যোগাযোগ করে, বর্তমান সংবাদের একটি নির্বাচন রচনা করে। ব্যক্তিগত সহকারী সমস্ত চিঠিপত্র গ্রহণ করে, কোম্পানির প্রথম ব্যক্তির জন্য সমস্ত ব্যবসায়িক কাগজপত্র প্রস্তুত করে, গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত গ্রহণের সাথে সম্পর্কিত তথ্য সংগ্রহ করে, এক-একবার নির্দেশাবলীও সম্পাদন করে।

নোটারি সহকারী, সচিব-অনুবাদক, সেইসাথে স্কুলে শিক্ষা ইউনিটের একজন কর্মচারীর ক্রিয়াকলাপের নিজস্ব নির্দিষ্টতাও রয়েছে।

গঠন

যে কোনো জীবনবৃত্তান্ত বেশ কয়েকটি ব্লক নিয়ে গঠিত। নীচে তাদের প্রত্যেকটিতে ভবিষ্যতের সচিবকে কী নির্দেশ করতে হবে সে সম্পর্কে সুপারিশ রয়েছে।

দায়িত্ব

একটি বর্ধিত সংস্করণে, যেকোনো সচিবের কাজের কাজের তালিকা নিম্নরূপ:

আগত চিঠিপত্র এবং আবেদন গ্রহণ, তাদের পুনর্বন্টন, দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের কাছে স্থানান্তর;
মাথা দ্বারা স্বাক্ষরের জন্য ডকুমেন্টেশন গ্রহণ;
ইনকামিং ফোন কলের উত্তর দেওয়া এবং সেগুলি ফরওয়ার্ড করা;
প্রধানের ব্যবসায়িক আলোচনার সংগঠন;
প্রধানের অনুরোধে আপিল, চিঠি এবং অন্যান্য নথির প্রস্তুতি;
মিটিং এবং ওয়ার্কিং মিটিং এর প্রস্তুতি, প্রয়োজনীয় উপকরণ সংগ্রহ, ইভেন্টের সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের তাদের অনুষ্ঠিত হওয়ার স্থান এবং সময় সম্পর্কে অবহিত করা, সভার কার্যবিবরণী চূড়ান্ত করা;
প্রধান অতিথিদের একটি সভা আয়োজনের জন্য পরিষেবার বিধান;
প্রশাসনের আদেশের কোম্পানির কর্মচারীদের দ্বারা কার্যকর করার উপর নিয়ন্ত্রণ;
কোম্পানির প্রশাসনকে স্টেশনারি, অফিস সরঞ্জাম এবং কাজের জন্য প্রয়োজনীয় অন্যান্য উপায় সরবরাহ করা, কর্মীদের নিরবচ্ছিন্ন কাজে অবদান রাখা;
দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনা;
কোম্পানির সংরক্ষণাগার বজায় রাখা;
কোম্পানির প্রথম ব্যক্তির জন্য ব্যবসায়িক ভ্রমণের সংগঠন: টিকিট ক্রয়, সেইসাথে হোটেল রুম বুকিং;
অন্যান্য কার্য সম্পাদন।

আপনি যদি সহকারী সচিব পদের জন্য আবেদন করেন, তাহলে প্রস্তুত থাকুন যে দায়িত্বের তালিকায় নথি পরীক্ষা করা, বিশ্লেষণমূলক পর্যালোচনা প্রস্তুত করা, প্রতিবেদন এবং বক্তৃতার জন্য উপকরণ সংগ্রহ করা অন্তর্ভুক্ত থাকবে।

দক্ষতা

সচিব পদের জন্য একজন সফল প্রার্থীর অবশ্যই নিম্নলিখিত দক্ষতা থাকতে হবে, যা জীবনবৃত্তান্তে নির্দেশ করা যেতে পারে:

অফিসের কাজ;
টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা;
ক্লায়েন্টদের মিটিং এবং প্রাথমিক পরামর্শ;
অফিসের জীবন বজায় রাখা;
চিঠিপত্র প্রক্রিয়াকরণ;
ইভেন্ট এবং ব্যবসা মিটিং সংগঠন;
মাথার সময় ব্যবস্থাপনা;
অফিস সরঞ্জাম এবং পিসি সফ্টওয়্যার জ্ঞান।

কোন দক্ষতাগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া হয় তা কোম্পানির কার্যকলাপের ক্ষেত্রের উপর নির্ভর করে. উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার একটি মেডিকেল সেন্টারের জন্য একজন সচিবের প্রয়োজন হয়, তাহলে এটি অসম্ভাব্য যে আপনার অফিসের কাজ এবং নথি ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে গভীর জ্ঞানের প্রয়োজন হবে, ভিসা পাওয়ার জন্য আপনার নথি আঁকতে সক্ষম হওয়ার সম্ভাবনা নেই। এই অবস্থানের জন্য ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করার ক্ষমতা, চিকিৎসা ব্যবসার বুনিয়াদি জ্ঞান, একটি বড় ভলিউমে ফোনে যোগাযোগ করার ক্ষমতা প্রয়োজন।

অর্জন

পেশাগত কৃতিত্ব যে কোনো নিয়োগকর্তার জন্য গুরুত্বপূর্ণ, সবচেয়ে তাৎপর্যপূর্ণ নিম্নোক্ত বিষয়গুলোর মধ্যে রয়েছে:

কোম্পানির নথি প্রবাহ অপ্টিমাইজেশান;
অফিসে একটি সর্বোত্তম কাজের জলবায়ু তৈরি করা;
বিভাগের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া সিস্টেমের সংগঠন;
ভ্রমণ সমর্থন;
কুরিয়ার এবং পরিচ্ছন্নতা পরিষেবার কার্যক্রম সমন্বয়.

পেশাগত এবং ব্যক্তিগত গুণাবলী

একজন যোগ্য সচিবের যেমন গুরুত্বপূর্ণ গুণাবলী থাকা উচিত:

যোগাযোগের জন্য উন্মুক্ততা;
দায়িত্ব এবং ফলাফল অভিযোজন;
সক্রিয় জীবন অবস্থান;
একটি মাল্টি-টাস্কিং পরিবেশে দায়িত্ব পালন করার ক্ষমতা;
দ্রুত এক কার্যকলাপ থেকে অন্য কার্যকলাপে স্যুইচ করার ক্ষমতা;
কোন খারাপ অভ্যাস অনুপস্থিতি;
মানসিক চাপ সহনশীলতা;
নির্ভুলতা এবং সতর্কতা;
যা শুরু করা হয়েছে তা শেষ পর্যন্ত আনার ইচ্ছা;
শালীনতা
ব্যক্তিগত তথ্য নিয়ে কাজ করার ক্ষমতা;
সঠিক মৌখিক এবং লিখিত ভাষা;
ব্যবসায়িক শিষ্টাচার সম্পর্কে ভাল জ্ঞান;
একটি দলে কাজ করার ক্ষমতা।

কর্মদক্ষতা

আপনি যদি ইতিমধ্যে সচিব হিসাবে কাজ করে থাকেন তবে আপনার কাজের অভিজ্ঞতা বর্ণনা করা আপনার পক্ষে কঠিন হবে না। যারা প্রথমবার এই বিশেষত্বে চাকরি খুঁজছেন তাদের জন্য এটি অনেক বেশি কঠিন হবে।যাইহোক, অভিজ্ঞতার অভাব হতাশ হওয়ার কোন কারণ নয়, আপনি সর্বদা আপনার মূল দক্ষতাগুলি হাইলাইট করতে পারেন যা আপনার আছে।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি নির্দিষ্ট করতে পারেন:

ইংরেজি এবং স্প্যানিশ ভাষায় সাবলীলতা;
সমস্ত মৌলিক অফিস প্রোগ্রামে দক্ষতা;
অফিস সরঞ্জাম জ্ঞান;
10-আঙ্গুলের স্পর্শ টাইপিং পদ্ধতি (প্রতি মিনিটে 300 অক্ষর)।

আপনাকে সর্বদা আপনার "ট্রাম্প কার্ড" হাইলাইট করতে হবে - এটি নিয়োগকর্তাকে আপনি কী বিষয়ে শক্তিশালী এবং আপনার প্রার্থীতার বিষয়ে আগ্রহী তা দেখতে অনুমতি দেবে।

শিক্ষা

কোনো স্বনামধন্য কোম্পানিতে সেক্রেটারি-অ্যাসিস্ট্যান্টের শূন্যপদে আবেদন করতে হলে আপনাকে উচ্চশিক্ষার অধিকারী হতে হবে। যাইহোক, প্রায়ই কর্তব্য কার্যকর কর্মক্ষমতা প্রয়োজন অফিসের কাজ, আর্কাইভিং, সেইসাথে অফিস সরঞ্জামের সাথে কাজ করার প্রশিক্ষণের উপর অতিরিক্ত কোর্স এবং প্রশিক্ষণ. ছোট অফিসে, সচিবরা প্রায়শই একজন জুনিয়র আইনজীবীর দায়িত্ব পালন করেন বা অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড রাখেন। এই ক্ষেত্রে, যথাক্রমে, আপনি একটি আইনি বা অর্থনৈতিক শিক্ষা প্রয়োজন হবে.

সচিব-প্রশাসক এবং অভ্যর্থনাকারী পদের জন্য আবেদন করার সময়, উচ্চ শিক্ষার উপস্থিতি মৌলিক নয়।

কি নির্দিষ্ট করা প্রয়োজন নেই?

আসুন আপনার জীবনবৃত্তান্তে কী অন্তর্ভুক্ত করার দরকার নেই তা ঘনিষ্ঠভাবে দেখে নেওয়া যাক।

আপনার শখ এবং শখ. আপনার ভবিষ্যতের ক্রিয়াকলাপের সাথে যদি কোনও সম্পর্ক না থাকে তবে আপনি কীভাবে ফুল/নিট/এমব্রয়ডার বাড়াতে চান তা বিশদভাবে বর্ণনা করার প্রয়োজন নেই।
সমস্ত বিদ্যমান কাজের অভিজ্ঞতা। অনেক লোক সেলসম্যান, দারোয়ান বা দারোয়ানের মতো পদে তাদের কর্মজীবন শুরু করে। আপনি যদি 10 বছরেরও বেশি সময় ধরে কাজ করে থাকেন তবে এটি একটি অনুরূপ বিশেষত্বে 2-3 জায়গায় থামার জন্য যথেষ্ট হবে।
সচিবের অবশ্যই একটি মনোরম চেহারা থাকতে হবে, তাই জীবনবৃত্তান্তে একটি ছবি সংযুক্ত করার পরামর্শ দেওয়া হয়। যাইহোক, এখানে কোনও যৌন ওভারটোন অনুমোদিত নয় - "নথির জন্য" একটি কঠোর ফটোতে নিজেকে সীমাবদ্ধ করুন। একটি সাঁতারের পোষাক বা একটি রেস্তোরাঁয় চিত্রগুলি ভুলভাবে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে।

কিভাবে একটি কভার লেটার লিখতে হয়?

একটি কভার লেটার ঐচ্ছিক, কিন্তু এটি এখনও একটি সম্ভাব্য নিয়োগকর্তার উপর একটি ভাল ছাপ তৈরি করে। জীবনবৃত্তান্তে যা লেখা আছে সবই পুনরাবৃত্তি করবেন না। এখানে আপনাকে শূন্যপদে আপনার আগ্রহ নির্দেশ করতে হবে এবং সংক্ষেপে মৌলিক দক্ষতা এবং দক্ষতার উপস্থিতির উপর জোর দিতে হবেআপনার পেশাগত দায়িত্বে আপনাকে সাহায্য করার জন্য।

চিঠির শেষে, আপনার আগ্রহের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ এবং একটি প্রতিক্রিয়া জন্য আপনার আন্তরিক আশা প্রকাশ করুন.