কে একজন সচিব-রেফারেন্ট এবং তিনি কি করেন?

সেক্রেটারি পদটি অনেক আগে থেকেই ফর্সা লিঙ্গের অনেকের কাছেই সবচেয়ে কাঙ্খিত। পূর্বে, একটি নিয়ম হিসাবে, একটি আকর্ষণীয় চেহারা ব্যতীত এই জাতীয় কর্মচারীর প্রায় কিছুই প্রয়োজন ছিল না। যাইহোক, এখন সবকিছু পরিবর্তিত হয়েছে, কখনও কখনও এই জাতীয় কর্মচারী দলের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ এবং অনেকগুলি কার্য সম্পাদনের জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে। ফলে প্রায়ই কাজে ব্যস্ত থাকেন তিনি। এই দায়িত্বগুলি কী, চাকরির অফার পেতে হলে কী প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে, এই নিবন্ধে পড়ুন।

"সচিব" পেশার শিকড় প্রাচীন রোমের দিনগুলিতে রয়েছে। "সচিব" ছিলেন সম্রাটদের আস্থাভাজন - এমন ব্যক্তিরা যাদের প্রচুর রাজনৈতিক প্রভাব ছিল। এই পেশাটি প্রথম বিশ্বযুদ্ধের সময় তার নতুন সূচনা পেয়েছিল, তবে ইতিমধ্যে সম্পূর্ণ ভিন্ন দায়িত্ব পালনের অর্থ ছিল। শুধুমাত্র "সচিব" এর মূল অর্থের প্রতিধ্বনি আমাদের সময় পর্যন্ত সাধারণ সম্পাদক এবং রাষ্ট্রসচিবের মতো পদের আকারে টিকে আছে।

আজকাল, একজন সহকারী সচিবের পেশার জন্য নথি, অফিসের কাজের সংগঠন, অফিস সরঞ্জামের ব্যবস্থাপনা এবং অন্যান্য ফাংশন সম্পর্কিত কাজ সম্পাদনের প্রয়োজন হয়। যোগাযোগ দক্ষতা এবং মনোযোগীতা একজন সচিব-রেফারেন্টের জন্য গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা হিসাবে বিবেচিত হয়। উপসর্গ "রেফারেন্ট" এর অর্থ হল যে কর্মচারী বিভিন্ন কাজের বিষয়ে উর্ধ্বতনদের সাথে যোগাযোগ করবে। এটা স্পষ্ট যে যারা এই অবস্থান নিতে চান তাদের মধ্যে প্রতিযোগিতা বেশি, বিশেষ করে বড় সংস্থা বা কোম্পানিগুলিতে। একজন সচিবের যে নির্দিষ্ট দক্ষতা থাকতে হবে তা কখনও কখনও ফার্মের কার্যকলাপের ক্ষেত্রের উপর নির্ভর করতে পারে। সহজ কথায় বলতে গেলে, একটি কোম্পানি যে সরঞ্জাম বিক্রি করে, সেক্রেটারিকে ব্যবসায়িক আলোচনা পরিচালনার জটিলতাগুলি জানতে হবে। যাইহোক, এটি মোটেও প্রয়োজনীয় নয়, প্রতিটি কোম্পানির জন্য সবকিছুই স্বতন্ত্র।

প্রধান নিয়োগকারী সংস্থাগুলি দাবি করে যে এই পদ, ড্রাইভারের পদ এবং অন্যান্য অনুরূপ শূন্যপদগুলির সাথে, ঘন্টার পর পর প্রচুর পরিমাণে ওভারটাইম জড়িত। এই পদের লোকেরা তাদের উর্ধ্বতনদের সময়সূচীর সাথে খাপ খাইয়ে নিতে বাধ্য হয় এবং প্রায় 24/7 কাজ করার জন্য প্রস্তুত থাকে। এখন "ভার্চুয়াল সেক্রেটারি" জনপ্রিয়তা অর্জন করছে, যারা সেইসব সংস্থাগুলির জন্য নিয়মিত সচিবের বেশিরভাগ দায়িত্ব পালন করে যাদের অফিস ভাড়া নেওয়ার সুযোগ নেই বা খরচ সাশ্রয়ের কারণে এটি করে না। আলাদাভাবে, এটি সচিবের চেহারা গুরুত্ব উল্লেখ করা উচিত. সচিব একটি ব্যবসা শৈলী মধ্যে পোষাক করা উচিত, উজ্জ্বল, আপত্তিকর এবং অনুপযুক্ত মেকআপ, hairstyles এড়িয়ে চলুন.

এই নথিতে কর্মচারীর ক্রিয়াকলাপের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত কর্তব্য রয়েছে। কাজের বিবরণে কর্মচারীর অধিকার এবং তার জন্য প্রয়োজনীয়তার বিবরণ রয়েছে।এই নথিতে কর্মচারীর অনুপস্থিতির সময় কাকে প্রতিস্থাপন করতে হবে সে সম্পর্কেও তথ্য রয়েছে। এটিও লক্ষণীয় যে, প্রয়োজনে, কাজের বিবরণ সংশোধন এবং পরিবর্তন করা যেতে পারে। নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে এটি ঘটতে পারে।

• সচিব-রেফারেন্টের দায়িত্ব পরিবর্তন।
• সংস্থার ডকুমেন্টেশনে পরিবর্তনের উত্থান।
• সংস্থার কাঠামোতে পরিবর্তনের উত্থান।

সহকারী সচিবের প্রধান দায়িত্ব নিচে দেওয়া হলো।

• প্রায়শই এই অবস্থানে থাকা ব্যক্তি অফিসে স্টেশনারি সরবরাহ করার জন্য দায়ী। প্রয়োজনে তাকে মুদিও অর্ডার করতে হবে। সচিবের সরাসরি দায়িত্ব হল একটি ওয়াটার কুলার অর্ডার করা এবং এর পূর্ণতা পর্যবেক্ষণ করা।
• সচিব-রেফারেন্টকে অবশ্যই প্রধানের জন্য কল গ্রহণ করতে হবে এবং তাদের "স্ক্রিনিং" তৈরি করতে হবে।
• তাকে অবশ্যই দর্শনার্থীদের গ্রহণের পদ্ধতিটি সংগঠিত করতে হবে।
• এই পদে থাকা ব্যক্তি কোম্পানির সিইওকে সরাসরি রিপোর্ট করে। সুতরাং, সম্পাদিত দায়িত্বগুলির বেশিরভাগই তার অনুরোধ এবং আদেশের সাথে সম্পর্কিত হবে।
• দায়িত্বের তালিকায় প্রাপ্ত এবং পাঠানো চিঠিপত্র, জেনারেল ডিরেক্টরের অনুরোধে যেকোন প্রয়োজনীয় নথি প্রস্তুত করা, পরিচালকের স্বাক্ষর করতে হবে এমন নথিগুলির নিয়ন্ত্রণ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
• সচিব পরিচালক থেকে কর্মচারীদের কাছে প্রয়োজনীয় তথ্য প্রেরণ করেন এবং তদ্বিপরীত, প্রয়োজনে কর্মচারীদের পরিচালকের কাছে ডাকেন।
• এই কর্মচারী প্রায়ই প্রশাসন এবং রক্ষণাবেক্ষণ বিভাগের সাথে যোগাযোগ করে। কখনও কখনও তিনি এই বিভাগের কর্মচারীদের সাথে অফিসে স্টেশনারি এবং তালিকা সরবরাহের বিষয়গুলির সাথে সমন্বয় করতে পারেন।উপরে বর্ণিত প্রথম অনুচ্ছেদের বিপরীতে, সহকারী সচিবের কাজের বিবরণে এই অনুচ্ছেদটি সর্বদা নির্ধারিত হয় না।
• পরিচালক বা অন্য কর্মচারীরা ব্যবসায়িক সফরে গেলে সচিবকে অবশ্যই বিমানের টিকিট বুক করতে হবে এবং হোটেলের কক্ষ বুক করতে হবে।
• কিছু সংস্থায়, সচিবকে অবশ্যই উর্ধ্বতন এবং/অথবা অন্যান্য কর্মচারীদের আসন্ন উদযাপন, কর্মচারীর জন্মদিন এবং সরকারী ছুটির বিষয়ে অবহিত করতে হবে। কখনও কখনও এটি একজন এইচআর বিশেষজ্ঞ দ্বারা করা হয়।
• সেক্রেটারিকে অবশ্যই একটি নতুন দিনের শুরুর জন্য প্রতিদিন পরিচালকের অভ্যর্থনা প্রস্তুত করতে হবে - আলো, অফিস সরঞ্জাম (প্রিন্টার, কম্পিউটার এবং তাই) চালু করুন, প্রয়োজনীয় নথি প্রস্তুত করুন।

সেক্রেটারি-রেফারেন্টকে অবশ্যই কর্মপ্রবাহের জন্য দায়ী হতে হবে এবং গোপনীয় তথ্য প্রকাশ করার কোনো অধিকার নেই। এই জাতীয় কর্মচারী নথিগুলির সুরক্ষা এবং উর্ধ্বতনদের কাছে তাদের সময়মত জমা দেওয়ার জন্য দায়ী। কাজের বিবরণে নির্ধারিত দায়িত্ব পালনে ব্যর্থতার জন্য সচিব দায়ী, যেমন তার কাজের কার্য সম্পাদনে ব্যর্থতার জন্য, যার মধ্যে দেরি হওয়ার মতো লঙ্ঘন। একজন কর্মচারী ডকুমেন্টেশন নিয়ে কাজ করার ক্ষেত্রে অবহেলা করলে সমস্যা হতে পারে।

দায়বদ্ধতা গোপনীয় তথ্য প্রকাশের জন্য বহন করা হয়, যা "বাণিজ্য গোপনীয়তা" বিভাগের অন্তর্গত। একজন কর্মচারীকে ক্ষতিকারক সরঞ্জাম, বিশেষ করে, তাকে সরবরাহ করা আসবাবপত্র বা কোম্পানির অন্তর্গত থেকে নিষিদ্ধ করা হয়েছে। কর্মচারীদের প্রতি কৌশলহীন বা অভদ্র মনোভাবের জন্য সচিব দায়ী। যেহেতু তিনি প্রায় প্রতিদিনই অন্যান্য সকল কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করেন, সেহেতু সেক্রেটারিকে অবশ্যই অ-বিরোধপূর্ণ এবং কূটনৈতিক হতে হবে।

প্রথমত, সহকারী সচিবের বিভিন্ন কর্মচারীদের কাছ থেকে কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় বিভিন্ন নথির অনুরোধ করার অধিকার রয়েছে। সচিব তার বিবেচনার ভিত্তিতে তাদের গুরুত্বের উপর নির্ভর করে আগত টেলিফোন কলগুলি বিতরণ করতে পারেন। রিসেপশনে দর্শকদের গ্রহণ করার পদ্ধতির ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য। শাস্তিমূলক লঙ্ঘন হলে তিনি কর্মচারীদের কাছ থেকে ব্যাখ্যাও চাইতে পারেন। সহকারী সচিবের "গোপনীয়" হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ নথিগুলিতেও অ্যাক্সেস রয়েছে।

শুধুমাত্র সিইও এই ধরনের একজন কর্মচারীকে বরখাস্ত করতে বা নিয়োগ করতে পারেন, এবং অন্যান্য ক্ষেত্রের মতো বিভাগ বা বিভাগের প্রধানকে নয়। একই তিরস্কারের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। সচিব ডকুমেন্টেশন বা ব্যবস্থাপকীয় কাজের পদ্ধতি সহ কাজের উন্নতির বিষয়ে ব্যবস্থাপনার কাছে প্রস্তাব দিতে পারেন। এটি কিছু ওয়ার্কফ্লো অপ্টিমাইজ করতে পারে। অন্য যে কোনও কর্মচারীর মতো, তার আরামদায়ক কাজের পরিস্থিতি তৈরির দাবি করার অধিকার রয়েছে এবং এমনকি শ্রম শৃঙ্খলা লঙ্ঘনকারী কর্মচারীদের কাছ থেকে মৌখিকভাবে ব্যাখ্যা দাবি করতে পারে।

একটি নিয়ম হিসাবে, সচিবের কাজ তার পরিশ্রম এবং দক্ষতার ভিত্তিতে মূল্যায়ন করা হয়। সুতরাং, অন্যান্য দক্ষতা গৌণ। কর্মচারীকে অবশ্যই লোকেদের সাথে যোগাযোগ করতে, আলোচনা করতে, একটি ভালভাবে বক্তৃতা করতে সক্ষম হতে হবে। বিভিন্ন ধরণের সাংগঠনিক সমস্যা সমাধান করতে, মাইক্রোসফ্ট অফিস প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করতে সক্ষম হতে হবে - এক্সেল, পাওয়ার পয়েন্ট, ওয়ার্ড এবং অন্যান্য।

শিক্ষার পাশাপাশি প্রাপ্ত বিশেষত্বের জন্য কোন কঠোর প্রয়োজনীয়তা নেই। যাইহোক, শিক্ষা অবশ্যই হতে হবে, যদিও মাধ্যমিক বিশেষ।আইন স্নাতকদের পছন্দ করা হয় এই কারণে যে কাজটি বেশিরভাগ রেকর্ড রাখার সাথে সম্পর্কিত। ১ বছরের কাজের অভিজ্ঞতা পছন্দের। কাজের অভিজ্ঞতার বিকল্প হতে পারে সেক্রেটারিয়াল ট্রেনিং কোর্স করা।

বিদেশী কোম্পানিতে, একজন ভবিষ্যত কর্মচারীর এক বা অন্য একটি বিদেশী ভাষা জানার প্রয়োজন হতে পারে। সেক্রেটারিকে অবশ্যই ব্যাকরণগত ত্রুটি ছাড়াই সঠিকভাবে তার চিন্তাভাবনা প্রকাশ করতে, লিখতে এবং নথি আঁকতে সক্ষম হতে হবে।

এ পেশার চাহিদা বেশি। একটি নিয়ম হিসাবে, এই ধরনের ক্রিয়াকলাপগুলি তরুণ পেশাদারদের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত যারা সম্প্রতি শিক্ষা প্রতিষ্ঠান থেকে স্নাতক হয়েছেন। এই ক্রিয়াকলাপটি কোম্পানির কাঠামো শেখার একটি দুর্দান্ত সুযোগ। এটা বিশ্বাস করা হয় যে এই অবস্থানে একজন ভবিষ্যতের ভাল পরিচালকের ভাল দক্ষতা অর্জন করতে পারে। যেহেতু সহকারী সচিব বিস্তৃত দায়িত্ব পালন করেন, তাই তিনি ছোট কোম্পানির জন্যও একজন গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রয়োজনীয় কর্মচারী।