পেশা সচিব-টাইপিস্ট

টাইপরাইটারগুলি ব্যবহার থেকে অদৃশ্য হয়ে গেছে এবং যাদুঘরে গেছে, কিন্তু এমন একজন ব্যক্তির প্রয়োজন যিনি নথি টাইপ করেন, সঠিক ফোল্ডারে রাখেন, দর্শকদের সাথে দেখা করেন এবং ফোন কলের উত্তর দেন। নিবন্ধে আমরা আধুনিক বিশ্বে "সচিব-টাইপিস্ট" এর পেশা সম্পর্কে কথা বলব - এর বৈশিষ্ট্য, প্রয়োজনীয়তা এবং এই জাতীয় বিশেষজ্ঞদের আজ কোথায় প্রয়োজন।

টাইপিস্ট সচিব জুনিয়র সচিব পদের মধ্যে একটি। যদিও আজ এই বিশেষজ্ঞ আর টাইপরাইটারে কাজ করেন না, তবে একটি কম্পিউটারে, নামটি কেবল ঐতিহ্যের দ্বারাই নয়, কাজের সঞ্চালনের প্রকৃতির উপর জোর দেওয়ার জন্যও রাখা হয়েছিল। (উচ্চ পদমর্যাদার প্রশাসনিক ও সাচিবিক পদের বিপরীতে - সহকারী ব্যবস্থাপক, সহকারী সচিব, কেরানি, অফিস ব্যবস্থাপক)।

পেশা সম্পর্কে তথ্য, সম্পাদিত দায়িত্ব দুটি নথিতে রয়েছে:

• "ব্যবস্থাপক, বিশেষজ্ঞ এবং অন্যান্য কর্মচারীদের পদের ইউনিফাইড কোয়ালিফিকেশন ডিরেক্টরি" - সংক্ষেপে EKS (পূর্বে ETKS বলা হত);
• পেশাদার মান "সংগঠন পরিচালনার সাংগঠনিক এবং তথ্যচিত্র সহায়তায় বিশেষজ্ঞ"।

আবেদনের জন্য অগ্রাধিকার হল পেশাদার মান। এটি আধুনিক বাজারের সুনির্দিষ্টতার সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়া হয়েছে, এতে শ্রম ফাংশনগুলির আরও সম্পূর্ণ এবং বিশদ বিবরণ রয়েছে।

প্রফেশনাল স্ট্যান্ডার্ড সেক্রেটারি-টাইপিস্টের অবস্থানকে 3য় দক্ষতার স্তর হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করে - অর্থাৎ, তার দায়িত্বগুলির মধ্যে একজন সিনিয়র বিশেষজ্ঞের দ্বারা কাজের নিয়ন্ত্রণ, ন্যূনতম স্বাধীন সিদ্ধান্ত এবং ব্যবস্থাপনা ফাংশন জড়িত।

সেক্রেটারি-টাইপিস্টের প্রধান কাজ হ'ল পাঠ্য এবং নথিগুলির একটি সেট, একটি টেমপ্লেট অনুসারে তথ্যের পুনরুত্পাদন এবং পদ্ধতিগতকরণ (স্ক্যান করা, অনুলিপি করা, নথিগুলি পুনরায় মুদ্রণ করা, স্ট্যান্ডার্ড ফর্মগুলি পূরণ করা, চিঠিপত্র বাছাই করা, আগত এবং বহির্গামী নথিগুলি নিবন্ধন করা)।

যে কোনও পেশার মতো, সচিব-টাইপিস্টের পেশার নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে:

• কাজটি বেশ চাপযুক্ত, যখন কর্মচারীকে অবশ্যই একঘেয়ে টাইপিং কাজ করতে এবং লোকেদের সাথে যোগাযোগ করতে সক্ষম হতে হবে, কোম্পানির মুখ এবং ভয়েস হতে হবে।
• দায়িত্বের কোনও কঠোর তালিকা নেই - সচিব প্রধানের বিভিন্ন কার্য সম্পাদন করেন;
• এই অবস্থানটি একটি ক্যারিয়ারের জন্য একটি দুর্দান্ত শুরু এবং ভবিষ্যতের পরিচালকের জন্য দরকারী অভিজ্ঞতা অর্জনের একটি সুযোগ;
• কাজটি মহিলা হিসাবে বিবেচিত হয় (এটি এমনকি শিরোনামেও প্রতিফলিত হয়), যদিও পুরুষ সচিবদের চাহিদা কম নয়;
• মূল দক্ষতা হল সঠিকভাবে দলের সাথে সম্পর্ক তৈরি করা, এবং মুদ্রণের গতিতে নয়।

পেশাদার মানের সাধারণীকৃত প্রয়োজনীয়তার উপর ভিত্তি করে, প্রতিটি সংস্থা একটি অভ্যন্তরীণ কাজের বিবরণ বিকাশ করে - একজন কর্মচারীর অধিকার এবং বাধ্যবাধকতা নিয়ন্ত্রণকারী প্রধান নথি।

এই নথিতে একটি নির্দিষ্ট সংস্থায় একজন কর্মচারী যে ফাংশনগুলি সম্পাদন করে তার তালিকা নির্ধারণ করা হয়।একটি সাধারণ নির্দেশে, কার্যকারিতা কেবলমাত্র স্ট্যান্ডার্ডের প্রাসঙ্গিক বিধানগুলি পুনরাবৃত্তি করতে পারে (আগে, "দায়িত্ব" বিভাগটি প্রায়শই CEN থেকে সম্পূর্ণভাবে অনুলিপি করা হয়েছিল)। সাধারণত নির্দেশাবলীতে নিম্নলিখিত আইটেম থাকে:

• মাথার দিকে বিভিন্ন উপকরণ প্রিন্ট করে;
• মাথার টেলিফোন কথোপকথন সংগঠিত করে।

যদি প্রয়োজন হয়, আইটেমগুলি স্পষ্ট করা যেতে পারে, নির্দিষ্ট করা যেতে পারে, এবং রেফারেন্সের শর্তাদি সাধারণের তুলনায় প্রসারিত বা সংকীর্ণ করা যেতে পারে, যদি সংস্থার সুনির্দিষ্টভাবে প্রয়োজন হয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি স্কুলে সেক্রেটারি-টাইপিস্টের জন্য, পয়েন্টগুলি নির্দেশ করা যেতে পারে যে তিনি স্কুলে কাজ বা অধ্যয়ন নিশ্চিত করে সার্টিফিকেট প্রদানের আয়োজন করেন এবং একটি ছাত্র রেকর্ড বই বজায় রাখেন। এবং একটি বাণিজ্যিক কোম্পানিতে, এগুলি কুরিয়ারগুলির লগ রাখা এবং প্রাসঙ্গিক শংসাপত্র প্রদানের বিধান হতে পারে।

পেশাদার মান সেক্রেটারি-টাইপিস্ট পদে নিয়োগের জন্য ন্যূনতম প্রয়োজনীয়তা স্থাপন করে - এর জন্য একটি সম্পূর্ণ মাধ্যমিক শিক্ষা যথেষ্ট।

বিশেষায়িত কোর্স একটি অতিরিক্ত সুবিধা হবে. অধিকন্তু, CEN বা পেশাদার মান কোনভাবেই এই ধরনের কোর্স সমাপ্তির শংসাপত্রের প্রয়োজনীয়তা সীমাবদ্ধ করে না। অতএব, আপনি সরকারী এবং বেসরকারী প্রশিক্ষণ কেন্দ্র থেকে প্রস্তাবিত একটি বিশাল তালিকা থেকে যেকোনো সচিব প্রশিক্ষণ প্রোগ্রাম বেছে নিতে পারেন।

যদিও একজন সেক্রেটারি-টাইপিস্টের জন্য গুরুতর শিক্ষাগত প্রশিক্ষণ এবং একাডেমিক জ্ঞানের প্রয়োজন হয় না, তার ব্যবহারিক দক্ষতার একটি বড় সেট প্রয়োজন:

• আত্মবিশ্বাসী কম্পিউটার দক্ষতা, অফিস প্রোগ্রামের জ্ঞান, অফিস সরঞ্জামের সাথে কাজ করার ক্ষমতা, সাক্ষরতা, দ্রুত মুদ্রণের গতি;
• তাদের দক্ষতার মধ্যে ডকুমেন্টেশনের সাথে কাজ করার ক্ষমতা - স্ট্যান্ডার্ড নথি, ব্যবসায়িক চিঠিপত্র, চিঠিপত্র এবং অন্যান্য নথি বাছাই এবং নিবন্ধনের নিয়মগুলি আঁকার নিয়মগুলি জানা;
• বিকশিত যোগাযোগ দক্ষতা, অংশীদার, ক্লায়েন্ট, কর্মচারীদের সাথে সম্পর্ক গড়ে তোলার ক্ষমতা, ব্যবসায়িক যোগাযোগের নীতি ও শিষ্টাচারের জ্ঞান, গোপনীয় এবং মালিকানাধীন ডেটা নিয়ে কাজ করার নিয়ম;
• কাজ পরিচালনাকারী প্রবিধান সম্পর্কে জ্ঞান।

একজন বিশেষজ্ঞের অবশ্যই কেবল পেশাদার দক্ষতাই নয়, কিছু ব্যক্তিগত গুণাবলীও থাকতে হবে: তাকে অবশ্যই আত্মবিশ্বাসী, ভদ্র, আবেগগতভাবে স্থিতিশীল, দ্রুত পরিস্থিতি নেভিগেট করতে, দ্বন্দ্ব সমাধান করতে, মাল্টিটাস্কিং মোডে এবং রুটিন ওয়ার্ক উভয় ক্ষেত্রেই কাজ করতে সক্ষম হতে হবে, উচ্চ স্ব-সংগঠন, মনোযোগীতা এবং দায়িত্ব থাকতে হবে।

আগে, সচিব-টাইপিস্টরা মেশিন ব্যুরোতে কাজ করতেন। আজ, নিম্নলিখিত সংস্থাগুলিতে এই বিশেষজ্ঞের কাজের চাহিদা সবচেয়ে বেশি:

• রাষ্ট্রে, প্রশাসনিক কাঠামো;
• শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে (স্কুল, কলেজ, বিশ্ববিদ্যালয়ে);
• আইন সংস্থা, ব্যক্তিগত আইনজীবী, নোটারি;
• সংরক্ষণাগার মধ্যে

এছাড়াও, অন্য কোন প্রতিষ্ঠানে শূন্যপদ খোলা যেতে পারে। একই সময়ে, বেসরকারী সংস্থাগুলিতে, অবস্থানটিকে কেবল সচিব-টাইপিস্টই নয়, একজন সচিব-প্রশাসক, অভ্যর্থনায় একজন সচিব, একজন সচিব বলা যেতে পারে।