ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের সূক্ষ্মতা

ব্যবসায়িক যোগাযোগের শিল্পটি আলোচনার একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক এবং বহু বছর ধরে এর প্রাসঙ্গিকতা হারায়নি। টেলিফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের তীব্রতা বছর বছর বাড়ছে। এবং মোবাইল যোগাযোগের বিকাশের সাথে সাথে এটি যোগাযোগের অন্যতম প্রধান উপায় হয়ে ওঠে। টেলিফোন কথোপকথনের দক্ষতা আয়ত্ত করতে, ব্যবসায়িক যোগাযোগের সূক্ষ্মতা এবং নিয়মগুলি জানা গুরুত্বপূর্ণ।

টেলিফোন আধুনিক বিশ্বে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, কারণ এর সাহায্যে আমরা আত্মীয়, বন্ধু, সহকর্মী, ব্যবস্থাপনা এবং ব্যবসায়িক অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ করি।

সুতরাং, মানুষের একটি নির্দিষ্ট বৃত্তের সাথে কথোপকথনের সময়, একজন ব্যক্তি যোগাযোগের একটি উপযুক্ত পদ্ধতি ব্যবহার করেন এবং উদাহরণস্বরূপ, ঘনিষ্ঠ বন্ধুর মতো তার বসের সাথে কখনই কথোপকথন পরিচালনা করবেন না। এই পরিস্থিতিতে, একটি আরো আনুষ্ঠানিক ধরনের যোগাযোগ ব্যবহার করা হয়।

ব্যবসায়িক শিষ্টাচার এমন কর্মচারীদের দ্বারাও ব্যবহার করা উচিত যারা জনসংখ্যার সমাজতাত্ত্বিক জরিপ পরিচালনা করে, গ্রাহকদের কাছ থেকে কল গ্রহণ করে বা ফোনে আলোচনা করে। প্রায়শই এটি সফল টেলিফোন কথোপকথন যা ভাল ব্যবসায়িক সম্পর্কের চাবিকাঠি হয়ে ওঠে। এবং এমনকি কোম্পানির ইমেজ সম্পূর্ণরূপে কর্মীদের ফোনে উপযুক্ত কথোপকথন পরিচালনা করার ক্ষমতার উপর নির্ভর করতে পারে।

আজকাল, বেশিরভাগ কল মোবাইল ডিভাইসের মাধ্যমে করা হয়। এই যোগাযোগ সরঞ্জাম ব্যবহার করে, আপনি কিছু নিয়ম অনুসরণ করতে হবে.

• সর্বদা আপনার ফোনটি বন্ধ করুন বা ক্লায়েন্টের সাথে একটি ব্যবসায়িক সভায়, সিনেমায়, একটি সেমিনারে এটি ভাইব্রেটের জন্য সেট করুন৷
• একটি মোবাইল ডিভাইস একটি ল্যান্ডলাইন ফোনের চেয়ে শব্দের প্রতি বেশি সংবেদনশীল। অতএব, এমন পরিস্থিতিতে যেখানে, একটি সর্বজনীন স্থানে থাকাকালীন, বাইরের হস্তক্ষেপ ছাড়াই একটি ব্যক্তিগত কথোপকথন পরিচালনা করা প্রয়োজন, আপনি কেবল শান্তভাবে কথা বলতে পারেন এবং কথোপকথন অবশ্যই আপনাকে শুনবে।

• আপনার ফোনে খুব জোরে রিংগার লাগাবেন না। সে তার চারপাশের লোকদের ভয় দেখাতে পারে।
• সংক্ষিপ্ত হওয়ার চেষ্টা করুন। তৃতীয় পক্ষের উপস্থিতিতে, কথোপকথনটি 30 সেকেন্ডের বেশি স্থায়ী হওয়া উচিত নয়, অন্যথায় একজন ব্যক্তির সামনে অসভ্যতার ঝুঁকি রয়েছে। ইভেন্ট যে একটি টেলিফোন কথোপকথনের জন্য ভাল কারণ আছে, উদাহরণস্বরূপ, একটি আত্মীয় অসুস্থতা বা একটি বড় লেনদেন, তারপর উপস্থিত যারা পরিস্থিতির অবহিত করা উচিত.
• ব্যবসায়িক মধ্যাহ্নভোজের সময় ফোন কথোপকথন এড়িয়ে চলুন। যদি কলের উত্তর দেওয়ার জরুরী প্রয়োজন হয়, তবে আপনার টেবিল ছেড়ে কম ভিড়ের জায়গায় কথা বলা উচিত।

টেলিফোন যোগাযোগের নৈতিক মান কোম্পানির কার্যকরী পরিচালনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। টেলিফোন কথোপকথনের সংস্কৃতি হল একটি বিশেষ ধরনের ব্যবসায়িক যোগাযোগ। শিষ্টাচারের নিয়মগুলি জানা ব্যবসায়িক বন্ধনকে শক্তিশালী করতে এবং সংস্থার মুনাফা বাড়াতে সাহায্য করবে।

• যার সাথে টেলিফোনে কথোপকথন হবে তাকে সালাম দেওয়া আবশ্যক।এর জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত হল দিনের সময়ের সাথে সম্পর্কিত বাক্যাংশ ("শুভ সকাল", "শুভ বিকেল" বা "শুভ সন্ধ্যা")।
• একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের সময়, আপনার নিজের স্বর নিরীক্ষণ করা গুরুত্বপূর্ণ। কথোপকথনকে বিচ্ছিন্ন না করার জন্য, আপনাকে অপ্রয়োজনীয় আবেগ এড়িয়ে নম্রভাবে এবং শান্তভাবে কথা বলতে হবে।

• অভিবাদনের পরে, নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার এবং আপনার নাম, অবস্থান এবং সংস্থা দেওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয়।
• আপনি যদি কোনও ব্যক্তিকে কল করেন তবে এই মুহূর্তে তার পক্ষে কথা বলা সুবিধাজনক কিনা তা আপনার সর্বদা স্পষ্ট করা উচিত।
• নৈতিক মান অনুযায়ী, দ্বিতীয় বা তৃতীয় রিং হওয়ার পরে আপনাকে ফোনটি তুলতে হবে।
• কথোপকথনের সময়, ধূমপান, খাওয়া বা পান করবেন না।
• কলকারী যদি সংস্থার অন্য কর্মচারীর প্রতি আগ্রহী হন, তবে কথোপকথনটি অবশ্যই তাকে ফরোয়ার্ড করতে হবে বা অপেক্ষা করার ফাংশনটি চালু করতে হবে।
• এমন পরিস্থিতিতে যেখানে আপনার ভুল নম্বর রয়েছে, আপনাকে অপ্রয়োজনীয় প্রশ্ন না করে কথোপকথনের কাছে ক্ষমা চাইতে হবে এবং অবিলম্বে বিদায় জানাতে হবে।
• সকালে, দুপুরের খাবারের বিরতির সময় বা কাজের দিন শেষ হওয়ার আগে কখনই ফোন করবেন না।
• ম্যানেজারের পরিবর্তে সচিব বা সহকারী কল করতে বা উত্তর দিতে পারেন।

• আপনি একজন অংশীদার বা ক্লায়েন্টকে ব্যক্তিগত নম্বরে কল করতে পারেন শুধুমাত্র যদি তিনি নিজেই আপনাকে তার পরিচিতি দেন। কিন্তু সপ্তাহান্তে এবং ছুটির দিনে এই ধরনের কল নিষিদ্ধ।
• এমন সময় আছে যখন দুর্বল যোগাযোগের কারণে কথোপকথন বাধাগ্রস্ত হয়। এমতাবস্থায় যিনি প্রথমে কল করেন তাকেই কল ব্যাক করতে হবে।
• কথোপকথনটি টেনে আনবেন না। একটি দীর্ঘ কথোপকথন কথোপকথনকে বিরক্ত করতে পারে এবং বিরক্তি সৃষ্টি করতে পারে। যদি যোগাযোগ বিলম্বিত হয়, এবং কথোপকথনের লক্ষ্য অর্জিত না হয়, তাহলে আপনি পরের দিন ক্লায়েন্টকে আবার কল করতে পারেন বা একটি ব্যক্তিগত বৈঠকের ব্যবস্থা করতে পারেন।
• কথোপকথন শেষ হওয়ার পরে, কথোপকথনকারীকে ধন্যবাদ জানাতে এবং তার কোনও প্রশ্ন আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করার পরে বিনয়ের সাথে তাকে বিদায় জানানোর পরামর্শ দেওয়া হয়। এই সহজ পদক্ষেপটি কথোপকথন সম্পূর্ণ করবে এবং আরও সহযোগিতাকে উৎসাহিত করবে।

আপনার টেলিফোন কথোপকথনের জন্য সাবধানে প্রস্তুত হওয়া উচিত এবং বেশ কয়েকটি নির্দিষ্ট ক্রিয়া সম্পাদন করা উচিত। আসুন মূল পয়েন্টগুলি ঘনিষ্ঠভাবে দেখে নেওয়া যাক।

• কথোপকথনের একটি পরিষ্কার পরিকল্পনা তৈরি করার পরেই কথোপকথনকে কল করা মূল্যবান। ছোটখাট বিবরণ বাদ দেওয়ার জন্য, আপনি গ্রাফিক বা পরিকল্পিত স্কেচ তৈরি করতে পারেন।
• আলোচনার প্রক্রিয়া চলাকালীন আপনাকে জিজ্ঞাসা করতে মনে রাখতে হবে এমন গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নগুলি লিখুন।
• যোগাযোগের প্রক্রিয়ায় প্রয়োজন হতে পারে এমন নথিগুলি প্রস্তুত করুন (পত্রালাপ, প্রতিবেদন, চুক্তি)।

• কথোপকথনের কাছ থেকে একটি কল করার জন্য একটি সুবিধাজনক সময় ফ্রেম আগে থেকেই খুঁজুন।
• প্রাপ্ত তথ্য রেকর্ড করতে, একটি নোটবুক বা ডায়েরি প্রস্তুত করুন।
• নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দ্বারা তাদের সম্বোধন করার জন্য কথোপকথনে অংশগ্রহণকারী ব্যক্তিদের সাধারণ তালিকা খুঁজুন।
• ডায়াল করার আগে, ইতিবাচক উপায়ে সুর করার চেষ্টা করুন, তারপরে আপনার মানসিক অবস্থা অবশ্যই কথোপকথনের অবস্থানের কারণ হওয়া উচিত।
• একটি টেলিফোন কথোপকথন করার সময়, অফিসে যোগাযোগের নিরাপত্তা বিবেচনা করুন, কারণ মূল্যবান তথ্য প্রতিযোগীদের হাতে পড়তে পারে।

আসন্ন টেলিফোন কথোপকথনে বাদ দেওয়া উচিত এবং অনুমোদিত নয় এমন পয়েন্টগুলিও রয়েছে৷

• অপরিচিত বা এলোমেলো ব্যক্তির সাথে ব্যবসায়িক বিষয়ে আলোচনা করার দরকার নেই। ব্যক্তিগতভাবে একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট করা ভাল।
• এমন একজন ব্যক্তির কাছ থেকে সিদ্ধান্ত নেওয়ার দাবি করা বাঞ্ছনীয় নয় যার তা করার ক্ষমতা নেই বা যিনি অন্যথায় বিশ্বাস করেন।ফোনের মাধ্যমে, তিনি সম্মতি দিতে পারেন, যদিও তিনি এই সিদ্ধান্তের বিরোধিতা করবেন।
• আপনি যদি নিশ্চিত না হন যে কথোপকথন আপনার সাথে একমত এবং সাহায্য করতে চান তবে আপনার অনুরোধে ভয়েস করা উচিত নয়।

ব্যবসায়িক যোগাযোগে টেলিফোনের ভূমিকা দ্বিগুণ। খুব প্রায়ই, এটি দিনের বেলা সঞ্চালিত জরুরী কাজগুলি থেকে বিভ্রান্ত করে, তবে একই সময়ে অনেকগুলি কাজের সমাধানকে গতি দেয়। এজন্য টেলিফোন কথোপকথনের নীতিগুলি শিখতে হবে, যা এটির আরও দক্ষ ব্যবহারে অবদান রাখে।

কর্মীদের জন্য ব্যবসায়িক যোগাযোগের কৌশল আয়ত্ত করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যাদের নির্দিষ্ট কাজ হল সম্ভাব্য গ্রাহকদের সাথে টেলিফোন কথোপকথন। অনেক কোম্পানি কলারের সাথে প্রথম শব্দ থেকে যোগাযোগ স্থাপন করার চেষ্টা করে যাতে তাকে সত্যিকারের ক্লায়েন্ট করে তোলে।

সংস্থাগুলি গ্রাহকদের আকর্ষণ করার জন্য বিভিন্ন উপায় ব্যবহার করে প্রতিযোগিতা করে। পরিষেবাগুলির প্রচারের একটি গুরুত্বপূর্ণ পর্যায় হ'ল টেলিফোন বিক্রয়, এবং সেইজন্য, পরিচালকদের অবশ্যই সঠিকভাবে এবং কৌশলে গ্রাহকদের সাথে কথোপকথন পরিচালনা করতে হবে, অন্যথায় লাভজনক চুক্তিগুলি প্রতিযোগীদের কাছে যাবে।

নিম্নলিখিত টিপস আপনাকে ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগে সাফল্য অর্জনে সহায়তা করবে।

• এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি এমন একজন ব্যক্তির সাথে কল করুন যিনি আপনাকে কিছু দরকারী পরিষেবা প্রদান করেছেন। ভবিষ্যতের সহযোগিতার জন্য কৃতজ্ঞতার শব্দগুলি খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
• কথোপকথন পরিচালনা করার সময় সর্বদা হাসুন। আপনার হাসি এবং আশাবাদ অবশ্যই গ্রাহকরা অনুভব করবেন।
• আলোচনার সময়, কথোপকথনের চিন্তার ট্রেনটি অনুমান করার চেষ্টা করুন।
• কখনই অশ্লীল বা কথ্য ভাষা ব্যবহার করবেন না। এটি যোগাযোগের সংস্কৃতির বিরুদ্ধে যায়।
• অভিব্যক্তি এবং পদগুলি ব্যবহার করুন যা কলকারী বুঝতে পারবে।
• কারো সাথে সমানতালে কথা বলার সময় হাত দিয়ে হ্যান্ডসেট ঢেকে রাখবেন না। এইভাবে, কথোপকথনের প্রতি অসম্মান দেখানো হয়।
• আপনার অবস্থানটি আত্মবিশ্বাসের সাথে এবং সুনির্দিষ্টভাবে ব্যাখ্যা করুন, কারণ নির্ভুলতা রাজাদের সৌজন্য।

• দেরি না করে এবং বিভ্রান্তিকর প্রস্তাব না দিয়ে জিজ্ঞাসিত প্রশ্নের উত্তর দিয়ে দ্রুত আলোচনা পরিচালনা করা গুরুত্বপূর্ণ। একটি বিরতি শুধুমাত্র তখনই যুক্তিযুক্ত হতে পারে যখন বিশেষজ্ঞ আলোচনার জন্য প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টেশন খুঁজছেন। যদি বিরতি দীর্ঘায়িত হয়, তবে ব্যক্তির যোগাযোগে বাধা দেওয়ার অধিকার রয়েছে।
• টেলিফোন, বাস্তব বা ভার্চুয়াল যোগাযোগের মুহুর্তগুলিতে, অত্যন্ত বিনয়ী হওয়া প্রয়োজন। উচ্চ স্বরে চিৎকার করা এবং কথা বলাকে নৈতিকতার লঙ্ঘন বলে মনে করা হয়।
• কথোপকথনকারীকে সঠিকভাবে বিদায় বলুন, যেহেতু কথোপকথনের দক্ষতাপূর্ণ সমাপ্তি সংলাপের মূল অংশের চেয়ে কম তাৎপর্যপূর্ণ নয়। আপনি কলারকে প্রথমে হ্যাং আপ করতে দিতে পারেন। এইভাবে, আপনি একটি বন্ধুত্বপূর্ণ তরঙ্গে কথোপকথন শেষ করবেন।

অবশ্যই, ফোনে সফল যোগাযোগের জন্য আপনার ভাল কথাবার্তা থাকতে হবে। আপনার বক্তৃতাকে অভিব্যক্তিপূর্ণ এবং আপনার কণ্ঠস্বরকে আনন্দদায়ক করতে, নিম্নলিখিত ভিডিও থেকে পাঠগুলি ব্যবহার করুন।