ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি

ব্যবসায়িক যোগাযোগ দক্ষতা যেকোনো ক্ষেত্রে একটি সফল কর্মজীবনের জন্য প্রয়োজনীয়: কর্পোরেট যোগাযোগের সাফল্য মূলত দৈনন্দিন যোগাযোগ দক্ষতার উপর নির্ভর করবে, তবে পেশাদার ক্ষেত্রের নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে। ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি হল সহকর্মী, বস, অধস্তন এবং অংশীদারদের সাথে যোগাযোগের উপায়, সেইসাথে নির্দিষ্ট নিয়ম। পরিস্থিতি, লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যের উপর নির্ভর করে যোগাযোগ গড়ে তোলার পাশাপাশি পরিবর্তনশীল পরিস্থিতিতে দ্রুত খাপ খাইয়ে নিতে সক্ষম হওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

যোগাযোগমূলক সংস্কৃতি হল বক্তৃতা ক্রিয়াগুলির একটি সেটের চেয়ে একটি বিস্তৃত ধারণা। এটি অনেক উপাদানের সমন্বয়ে গঠিত। ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতিতে, চেহারাটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ: এটি অবশ্যই আপনার কার্যকলাপের ক্ষেত্র এবং নির্দিষ্ট পরিস্থিতির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।

সাধারণত ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করার জন্য একটি ইউনিফর্ম থাকে, অফিসে কাজ করার জন্য একটি ব্যবসায়িক স্যুট থাকে, সৃজনশীল পেশার লোকেরা একটি নির্দিষ্ট উপায়ে পোশাক পরে এবং যারা নেতৃত্বের অবস্থানে থাকে তাদের পোশাক এবং আনুষাঙ্গিকগুলির সাথে তাদের অবস্থার উপর জোর দেওয়া প্রয়োজন। এটা মনে হতে পারে যে চেহারা সরাসরি ব্যবসায়িক যোগাযোগের সাথে সম্পর্কিত নয়। যাইহোক, এটি আপনার প্রথম ধারণা যা আপনার প্রতি কথোপকথনের মনোভাব নির্ধারণ করে। এই ধারণা নেতিবাচক হলে, পুনর্বাসনের জন্য সংলাপের প্রক্রিয়ায় অনেক প্রচেষ্টা ব্যয় করতে হবে।

যোগাযোগের ক্ষেত্রে অ-মৌখিক ভাষা সমান গুরুত্বপূর্ণ। আপনার ভঙ্গি, অঙ্গভঙ্গি এবং আচরণ মনোবিজ্ঞানের দিক থেকে খুবই গুরুত্বপূর্ণ। আপনার মুখের অভিব্যক্তি কম রাখার চেষ্টা করুন। অঙ্গভঙ্গি খুবই গুরুত্বপূর্ণ, তবে এটি মাঝারি হওয়া উচিত, খুব তীব্র নয়।

আপনি যদি একটি অংশীদার সংলাপের জন্য মেজাজে থাকেন তবে একটি খোলা ভঙ্গি বেছে নেওয়া ভাল। আপনি কথোপকথনের ভঙ্গিতে অবিচ্ছিন্নভাবে মানিয়ে নেওয়ার চেষ্টা করতে পারেন। আগ্রাসনের সাথে অনুভূত না হওয়ার জন্য, চোখের যোগাযোগের জন্য কয়েক সেকেন্ড সময় নেওয়া উচিত। আলোচনার টেবিলে বসুন সরাসরি কথোপকথকের বিপরীতে নয়, তবে একটু পাশে।

আপনি কী বলছেন ঠিক ততটাই গুরুত্বপূর্ণ আপনি কীভাবে বলছেন। নির্ভরযোগ্য তথ্য থাকা, তথ্যের সাথে কাজ করতে সক্ষম হওয়া এবং আলোচনার বিষয়বস্তু দক্ষতার সাথে তৈরি করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতির জন্য শব্দ, স্বর, ভঙ্গি এবং অঙ্গভঙ্গি বেছে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ, কারণ বিভিন্ন ক্ষেত্রে বিভিন্ন আচরণ উপযুক্ত হবে। ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি, পরিস্থিতি এবং লক্ষ্যগুলির উপর নির্ভর করে, বিভিন্ন প্রকারে বিভক্ত করা যেতে পারে:

• মেন্টর টাইপ মানে ইডিফিকেশন. এই বিকল্পটি ইন্টার্নদের প্রশিক্ষণের প্রক্রিয়ার জন্য, একটি শিক্ষাগত এবং বৈজ্ঞানিক ইভেন্টের জন্য, অধীনস্থদের ব্যক্তিগত কাজের মুহূর্তগুলি ব্যাখ্যা করার জন্য, সেইসাথে সহকর্মীদের সাথে টিমওয়ার্কের জন্য সাধারণ যদি আপনি এমন একটি ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞ হন যেখানে তারা কম বোঝেন।প্রায়শই, এই ধরনের যোগাযোগ একটি মনোলোগের আকারে নির্মিত হয়, তবে আধুনিক ব্যবসায়িক যোগাযোগে, কথোপকথনকে আরও পছন্দনীয় বলে মনে করা হয়: এমনকি শেখার প্রক্রিয়াতেও, আপনার কথোপকথনকারীদের একটি আলোচনায় জড়িত করার চেষ্টা করুন এবং তাদের দৃষ্টিভঙ্গি শুনুন।
• অনুপ্রেরণামূলক প্রকার প্রকল্পে একজন ব্যক্তিকে আগ্রহী করা, তাকে এই বা সেই কাজের সুবিধার বিষয়ে বোঝানো, কর্মীদের নিজের উপর বিশ্বাস রাখতে এবং কিছু নতুন বা সহজভাবে কঠিন ব্যবসায় আরও আত্মবিশ্বাসী বোধ করতে সহায়তা করে। সাফল্যের জন্য, সাধারণ বাক্যাংশ এবং ক্লিচ এড়াতে চেষ্টা করুন। সর্বোত্তম জিনিসটি হল একটি ব্যক্তিগত উদাহরণ স্থাপন করা, আপনার নিজের গল্প বলুন এবং আপনার নিজের ভাষায় ব্যাখ্যা করুন যে আপনাকে একটি নির্দিষ্ট প্রকল্পে ঠিক কী আকর্ষণ করে।
• দ্বন্দ্বমূলক প্রকার যোগাযোগমূলক সংস্কৃতি কথোপকথককে আপনার প্রতি আপত্তি জানাতে, আপনার দৃষ্টিভঙ্গির সাথে একমত না হতে প্ররোচিত করে। এই ধরনের স্বার্থের সংঘাতের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত বেশ কয়েকটি কৌশল অন্তর্ভুক্ত করে। প্রায়শই, দ্বন্দ্বের পরিস্থিতি আলোচনার জন্য সাধারণ, সেইসাথে একটি নিষ্ক্রিয়, জড় দর্শকদের সাথে কাজ করার সময় মনোযোগ বাড়ানোর জন্য।
• তথ্য প্রকার সবচেয়ে নিরপেক্ষ - এর কাঠামোর মধ্যে, আপনি কেবল এই বা সেই তথ্যটি শ্রোতার কাছে পৌঁছে দিতে পারেন। অন্যদের সাথে তথ্যের ধরন মেশানো এড়াতে চেষ্টা করুন। যদি লক্ষ্যটি কথোপকথনকে অবহিত করা হয় তবে আপনার তাকে শেখানোর চেষ্টা করা উচিত নয়, তাকে আপনার উত্সাহ দিয়ে সংক্রামিত করা বা দ্বন্দ্বে প্রবেশ করা উচিত নয়। একই সময়ে, উপস্থাপনাটি বোধগম্য হওয়া প্রয়োজন - এর জন্য, কথোপকথনের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়ার চেষ্টা করুন এবং তার কাছে বোধগম্য উদাহরণগুলি ব্যবহার করে সবকিছু ব্যাখ্যা করুন।

পেশাদার ক্রিয়াকলাপের সাথে সম্পর্কিত বেশিরভাগ গুরুত্বপূর্ণ সমস্যাগুলি সাধারণত ব্যক্তিগত যোগাযোগের প্রক্রিয়ায় সমাধান করা হয়।বন্ধুত্বপূর্ণ এবং খোলামেলা লোকেদের জন্য যারা সঠিকভাবে কোন তথ্য উপস্থাপন করতে জানেন (ভঙ্গিমা, মুখের অভিব্যক্তি এবং স্বর দ্বারা), এটি একটি বিয়োগের চেয়ে বেশি। ব্যক্তিগত ব্যবসায়িক যোগাযোগে, আলোচনার বিষয়বস্তু মূল ভূমিকা পালন করে না, প্রধান জিনিসটি যোগাযোগ স্থাপন করা এবং আপনার অবস্থান সঠিকভাবে বর্ণনা করা।

ব্যক্তিগত যোগাযোগ মোটামুটি দীর্ঘ একক শব্দ বা, বিপরীতভাবে, কম বা কম ছোট বাক্যাংশ নিয়ে গঠিত হতে পারে। উভয় ক্ষেত্রেই, শুধুমাত্র তথ্য উপস্থাপন করাই গুরুত্বপূর্ণ নয় যেন আপনি একটি সারসংক্ষেপ লিখছেন, তবে এটি একটি নির্দিষ্ট কথোপকথকের কাছে পৌঁছে দেওয়া, তার সাথে সামঞ্জস্য করা। আলোচনা করার আগে, আপনি যে মূল বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করতে চান তা লিখুন, কিন্তু কখনই বক্তৃতা মুখস্থ করবেন না - বর্ণনা, ক্রম, উদাহরণের প্রকৃতি পরিবর্তন করা প্রয়োজন (শ্রোতাদের প্রতিক্রিয়ার উপর নির্ভর করে)।

একইভাবে, আপনাকে স্বর এবং অঙ্গভঙ্গি দিয়ে কাজ করতে হবে। আপনি যদি কথোপকথনের মনোযোগ হারাচ্ছেন তবে বক্তৃতাটিকে আরও সংবেদনশীল করুন। আপনি যদি আপনার সঙ্গীর সাথে অবাঞ্ছিত দ্বন্দ্ব অনুভব করেন তবে সেই ব্যক্তির ভঙ্গি এবং অঙ্গভঙ্গি অনুলিপি করার চেষ্টা করুন। খুব সংরক্ষিত কাজ না করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ, অন্যথায় তথ্যের উপস্থাপনা বিরক্তিকর হবে এবং আপনি একজন অনিরাপদ ব্যক্তি হিসাবে পরিচিত হবেন।

ব্যক্তিগত কথোপকথনের সময়, প্রায়ই স্বতঃস্ফূর্তভাবে কঠিন সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হয়। যদি আলোচনার প্রক্রিয়া আপনার প্রত্যাশিত বিষয়গুলিতে স্পর্শ না করে, তবে শান্ত থাকা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। অত্যধিক উত্তেজনার সাথে সমস্যার প্রতিক্রিয়া না করার চেষ্টা করুন, সর্বদা শান্তভাবে উত্তর দিন। আপনি যদি অবিলম্বে সিদ্ধান্ত নিতে না পারেন যে কি সিদ্ধান্ত নিতে হবে, আপনি সবসময় চিন্তা করার জন্য কিছু সময় নিতে পারেন এবং একটি শান্ত পরিবেশে সমস্ত সুবিধা এবং অসুবিধাগুলি ওজন করতে পারেন।

অনেক সমস্যা এখন ফোনে সমাধান করা হয়। সাধারণত এগুলি কিছু তথ্য বা সাংগঠনিক সমস্যার ছোটখাট ব্যাখ্যা: উদাহরণস্বরূপ, একটি ফোন কল করার সময়, সহকর্মীরা প্রায়শই নাম এবং সঠিক নম্বরগুলি স্পষ্ট করে, অ্যাপয়েন্টমেন্ট করে, কাজ দেয় বা গ্রহণ করে। দীর্ঘ টেলিফোন কথোপকথন সাধারণত এমন ক্ষেত্রেই হয় যেখানে ব্যক্তিগতভাবে দেখা করার সুযোগ নেই. একই সময়ে, ভিডিও কল, যার নিজস্ব সুনির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য রয়েছে, আরও সম্পূর্ণ যোগাযোগের জন্য ক্রমবর্ধমানভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে।

কাজের মুহূর্তগুলি জড়িত একটি সফল টেলিফোন কথোপকথনের জন্য, আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিত সূক্ষ্মতাগুলি বিবেচনা করতে হবে:

• আপনি যদি কাউকে কল করেন, তবে সেই ব্যক্তি এখন কথা বলতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করছেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করা গুরুত্বপূর্ণ। বেশিরভাগ কর্পোরেশনে ঘন্টার পরে কল করা শিষ্টাচার দ্বারা গৃহীত হয় না (যদি না একটি পৃথক চুক্তি ছিল)।
• মনে রাখবেন যে যোগাযোগে হস্তক্ষেপ হতে পারে - বা বহিরাগত শব্দ কথোপকথনে হস্তক্ষেপ করতে পারে। ফোনে কথা বলার সময়, যতটা সম্ভব পরিষ্কারভাবে কথা বলা গুরুত্বপূর্ণ এবং খুব দ্রুত নয়।
• আপনার বক্তৃতা তৈরি করুন যাতে এটি যতটা সম্ভব সুনির্দিষ্ট হয় এবং আপনি যেমনটি চেয়েছিলেন ঠিক তেমনটি অনুভূত হয়। ব্যক্তিগত যোগাযোগের প্রক্রিয়াতে, মুখের অভিব্যক্তি এবং অঙ্গভঙ্গিগুলি একটি খুব গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে - এটি আপনাকে কথোপকথনের ইঙ্গিত, অবমূল্যায়ন এবং লুকানো উদ্দেশ্যগুলি আরও ভালভাবে বুঝতে দেয়। ফোনে কথা বলার সময় আপনি এই সুযোগ থেকে বঞ্চিত হন।
• যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে ফোনে প্রয়োজনীয় সমস্যা নিয়ে আলোচনা করার চেষ্টা করুন। জটিল আলোচনা বা বিতর্কিত আলোচনার জন্য, একটি টেলিফোন কথোপকথন খুব কমই উপযুক্ত, তাই এটি শুধুমাত্র সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ। ব্যক্তিগতভাবে বা ভিডিওর মাধ্যমে বিস্তারিত আলোচনা করা হয়।

আধুনিক কর্পোরেট সংস্কৃতিতে ভিডিও কলগুলি এখন আরও বেশি করে ব্যবহৃত হতে শুরু করেছে।প্রথমত, তারা বিভিন্ন দেশের অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ বজায় রাখতে এবং যতটা সম্ভব দক্ষতার সাথে আলোচনা করতে সহায়তা করে। দ্বিতীয়ত, এখন অনেক লোক বাড়ি থেকে কাজ করে, এবং ভিডিও কলগুলি যেকোনো সমস্যা সমাধান করা সহজ করে তোলে।

আপনি যদি এই ধরনের ব্যবসায়িক কথোপকথন করতে যাচ্ছেন তবে নিম্নলিখিতগুলিতে মনোযোগ দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ:

• আপনার চেহারা একটি বড় পার্থক্য হবে. আপনি বাড়িতে থাকলেও ব্যবসার মতো পোশাক পরার চেষ্টা করুন।
• আপনার বাড়িতে একটি জায়গা খুঁজুন যেখানে পটভূমি কম বা বেশি নিরপেক্ষ। যদি একটি রান্নাঘর, একটি কাজ টিভি বা ব্যাকগ্রাউন্ডে বাচ্চাদের খেলা থাকে তবে এটি ব্যবসায়িক সমস্যার সমাধানে হস্তক্ষেপ করতে পারে।
• অনেক লোক এখন হেডফোন ব্যবহার করে, তবে এটি মনে রাখা মূল্যবান যে তারা আপনাকে অন্য ব্যক্তির কথা আরও ভালভাবে শুনতে দেয়, তবে তারা গ্যারান্টি দেয় না যে আপনি যদি গোলমালের মাধ্যমে কথা বলেন তবে অন্য ব্যক্তি আপনাকে ভাল শুনতে পাবে। আপনি যদি বাড়ি থেকে কর্পোরেট সমস্যাগুলি পরিচালনা করেন, আপনার পরিবারকে শান্ত থাকতে বলুন বা কেবল একটি ব্যক্তিগত ঘরে বসে থাকতে বলুন।
• ক্যামেরার সামনে, আপনার নিজের অঙ্গভঙ্গি এবং মুখের অভিব্যক্তি নিয়ন্ত্রণ করা বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। যোগাযোগে ভুল হওয়া, ছবি ধীরে ধীরে লোড হওয়া এবং মুখের কোনো খারাপ ভাব হাইলাইট করা অস্বাভাবিক কিছু নয়।
• আপনি যদি এমন গুরুতর বিষয় নিয়ে আলোচনা করেন যার জন্য আপনার চোখের সামনে রেকর্ড বা ডকুমেন্টেশন থাকা প্রয়োজন, তবে এই সমস্ত কিছু আগে থেকেই প্রস্তুত করুন (কল করার আগে) এবং আপনার কথোপকথকের কাছে প্রয়োজনীয় উপকরণ পাঠান।

প্রতিষ্ঠানের অনেক সমস্যা এখন চিঠিপত্রের মাধ্যমে সমাধান করা হয়। এই ধরনের ব্যবসায়িক যোগাযোগের সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল তথ্যের কাঠামো। যদি লাইভ যোগাযোগের প্রক্রিয়ায় আপনি কথোপকথনের জন্য গুরুত্বপূর্ণ কিছু পয়েন্টগুলিতে মনোযোগ দিতে না পারেন (বা কেবল প্রয়োজনীয় তথ্য ভুলে যান), একটি রেকর্ডকৃত আকারে সমস্ত সূক্ষ্মতা বিবেচনায় নেওয়া সম্ভব হবে।

আপনি যদি সহকর্মী এবং কলম বন্ধুদের সাথে অনেক যোগাযোগ করেন তবে সঠিকভাবে লিখতে সক্ষম হওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ। পাঠ্য সম্পাদকরা সর্বদা ব্যাকরণগত ত্রুটিগুলি সঠিকভাবে সংশোধন করে না, তাই আপনার সম্পূর্ণরূপে তাদের উপর নির্ভর করা উচিত নয় - আপনি যদি কোনও শব্দের বানান সম্পর্কে নিশ্চিত না হন তবে নিজেকে একটি অভিধানে পরীক্ষা করুন। ফোন এবং ট্যাবলেট থেকে টেক্সট মেসেজ পাঠানোর সময় সতর্ক থাকুন- স্বয়ংক্রিয় ইনপুট ফাংশন সহ, আপনার শব্দগুলি অন্যদের দ্বারা প্রতিস্থাপিত হতে পারে এবং বার্তাটি কেবল অর্থহীন হয়ে উঠবে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রকে অনেকেই লাইভ আলোচনার চেয়ে সহজ কাজ বলে মনে করেন - প্রকৃতপক্ষে, বার্তাটি সম্পর্কে চিন্তা করার জন্য সর্বদা সময় থাকে এবং একটি বাস্তব সংলাপের প্রক্রিয়ায় আপনাকে স্বতঃস্ফূর্তভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। যাইহোক, নেতিবাচক দিক হল যে আপনি কথোপকথনের কাছ থেকে স্বতঃস্ফূর্ত প্রতিক্রিয়া পান না এবং এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ মনস্তাত্ত্বিক দিক।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি সম্পর্কে আরও পড়ুন, নীচে দেখুন।