ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের শিষ্টাচার এবং নৈতিকতা

বর্তমান ব্যবসার বাস্তবতা হল মাঝারি আকারের এবং বড় আকারের উদ্যোক্তাদের মধ্যে মাত্র 15% যারা বাজারে তাদের অবস্থান শক্তিশালী করতে চায় তাদের লক্ষ্য অর্জন করে। এই কারণেই ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের প্রাসঙ্গিকতা বহুগুণ বেড়ে যায়, যেহেতু এর নিয়মগুলির সাথে অ-সম্মতি, অন্যান্য অনেক কারণে, প্রায়শই দরকারী ব্যবসায়িক সম্পর্কের বিচ্ছেদের দিকে নিয়ে যায়।

একটি বিস্তৃত ব্যাখ্যায়, নীতিশাস্ত্র হল সামাজিক সম্পর্ক নিয়ন্ত্রণের লক্ষ্যে সাধারণ মনোভাবের একটি সেট। তদনুসারে, ব্যবসায়িক নৈতিকতা ব্যবসার ক্ষেত্রে গৃহীত আদেশ এবং মিথস্ক্রিয়া শৈলী সম্পর্কিত বিষয়গুলি নিয়ে কাজ করে।

ব্যবসায়িক সম্পর্কের নৈতিক দিকগুলির বিশদ বিবরণ হল ব্যবসায়িক শিষ্টাচার, যেমন, আলোচনার পদ্ধতি, কর্পোরেট আচরণের নিয়ম, ব্যবসায়িক ঐতিহ্য এবং আচার-অনুষ্ঠান, অধীনতার উপাদান, যোগাযোগ ও লেখার আচার-আচরণ এবং শৈলী, সেইসাথে সঠিকতার সমস্যাগুলি অংশীদার এবং ব্যবসায়িক সহকর্মীদের সাথে লেনদেন।

নৈতিকতা এবং শিষ্টাচারের তাৎপর্য, এটির অবিচ্ছেদ্য অংশ হিসাবে, এই সত্যের মধ্যে নিহিত যে দীর্ঘমেয়াদী অনুশীলনের ফলে যে নিয়ন্ত্রক কাঠামো তৈরি হয়েছে তা যোগাযোগকে ব্যাপকভাবে সরল করে, ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে একটি বোধগম্য এবং সাধারণভাবে অ্যাক্সেসযোগ্য প্রেক্ষাপট তৈরি করে যা আপনাকে অনুমতি দেয়। সঠিকভাবে লক্ষ্য অর্জন এবং উল্লেখযোগ্যভাবে সময় বাঁচান।

অন্য কথায়, আমরা ব্যবসায়িক সমস্যা সমাধানের জন্য একটি বিশেষ অ্যালগরিদম সম্পর্কে কথা বলছি যা আপনাকে যুক্তিযুক্তভাবে এবং দ্বন্দ্ব-মুক্ত পদ্ধতিতে সেট করতে এবং সফলভাবে পছন্দসই ব্যবসায়িক লক্ষ্য অর্জন করতে দেয়। এই অ্যালগরিদমের আয়ত্তের স্তর আপনাকে ব্যবসায়িক অংশীদার বা ব্যবসায়িক বিবাদে প্রতিপক্ষের পেশাদারিত্বের ডিগ্রি সম্পর্কে সরাসরি সিদ্ধান্ত নিতে দেয়।

এই প্রসঙ্গে, নিম্নলিখিত মৌলিক সাধারণ নীতিগুলি মেনে চলা গুরুত্বপূর্ণ:

• সর্বত্র এবং সবকিছুতে সময়ানুবর্তিতা;
• তথ্য নিরাপত্তা সঙ্গে সম্মতি;
• শব্দ পরার্থবাদ;
• ব্যবসার পরিবেশের সাথে সম্পর্কিত অনুকূল চিত্র;
• সঠিক মৌখিক এবং লিখিত ভাষা;
• ব্যবসায়িক বক্তৃতা সংস্কৃতির নিয়ম অনুসরণ করে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ধরনগুলি বৈচিত্র্যময় এবং একটি নির্দিষ্ট ডিগ্রির সাথে, এগুলিকে দুটি প্রধান প্রকারে ভাগ করা যেতে পারে:

• আন্তঃরাজ্য - রাষ্ট্রীয় সংস্থা, বিদেশী প্রতিনিধিত্ব এবং কর্মকর্তাদের মধ্যে (বিভিন্ন নোট, স্মারকলিপি এবং অন্যান্য ফর্ম) - কূটনৈতিক সম্পর্কের উপাদান;
• বিজ্ঞাপন - প্রতিষ্ঠান এবং সংস্থার মধ্যে ব্যবসায়িক সম্পর্কের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত আধা-সরকারি অবস্থার চিঠি।

একটি পরিষেবা চিঠি লেখার শৈলী, ভাষাগত এবং কিছু ঐতিহ্যগত পার্থক্য সত্ত্বেও, একটি নির্দিষ্ট সাধারণ ভিত্তি রয়েছে এবং প্রতিষ্ঠিত অনুশীলন দ্বারা বিকশিত নির্দেশিকাগুলির একটি গ্রুপ রয়েছে।উদাহরণস্বরূপ, প্রেরক এবং ঠিকানা প্রদানকারীর পদমর্যাদার অবস্থান দ্বারা নির্ধারিত বেশ কয়েকটি প্রোটোকল-ভিত্তিক প্রয়োজনীয়তা পারস্পরিক শ্রদ্ধা এবং সঠিকতার প্রাথমিক মনোভাবের উপর ভিত্তি করে। অতএব, নথির ধরন নির্বিশেষে, কাঠামোগতভাবে এটিতে নিম্নলিখিত উপাদানগুলি থাকতে হবে:

• আপীল (ঠিকানার অফিসিয়াল স্ট্যাটাস);
• প্রশংসা (চিঠির বিনয়ী শেষ);
• স্বাক্ষর
• তারিখ (দিন, মাস, বছর এবং বার্তা লেখার স্থান);
• প্রেরকের ঠিকানা (উপাধি, অফিসিয়াল স্ট্যাটাস, ঠিকানা চিঠির 1ম পৃষ্ঠার উপরে বা নীচে স্থাপন করা হয়)।

এছাড়াও, চিঠিগুলির সাথে সরাসরি সম্পর্কিত বেশ কয়েকটি প্রবিধান রয়েছে:

• ব্যবসায়িক চিঠিগুলি কেবল তাদের সামনের দিকে ফর্ম বা কাগজের শীটে লেখা হয়;
• পৃষ্ঠা সংখ্যা আরবি সংখ্যায়;
• বার্তাগুলি মুদ্রিত পাঠ্যে কার্যকর করা হয়;
• নথির মূল অংশে মুছে ফেলা এবং সংশোধন অনুমোদিত নয়;
• নথির ভিতরে পাঠ্য ভাঁজ করা হয়;
• একটি চিঠির উত্তরের জন্য অপেক্ষার সময় দশ দিনের বেশি নয়।

একটি ব্যবসায়িক বার্তার একটি উচ্চারিত লক্ষ্য অভিযোজন থাকা উচিত এবং একটি প্রশ্ন থাকা উচিত, এবং পাঠ্যের সম্পূর্ণ অর্থটি সম্পূর্ণরূপে এর বিষয়বস্তুর অধীন হওয়া উচিত, এটি একটি চুক্তি অফার, একটি বাণিজ্যিক অনুরোধ, বা শুধু আপ-টু-ডেট তথ্য।

ব্যবসায়িক বার্তাগুলির শ্রেণিবিন্যাস বিভিন্ন এবং তাদের কার্যকরী লক্ষ্য অভিযোজনের উপর নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, অক্ষরগুলি হল:

• বিজ্ঞপ্তি
• স্মরণীয়;
• আমন্ত্রণ;
• তথ্য পর্যালোচনা;
• আদেশ
• সহগামী;
• অন্যান্য ধরনের

বাণিজ্যিক চিঠিপত্রে, সবচেয়ে সাধারণ হল:

• অনুরোধ;
• পরামর্শ;
• আদেশ
• দাবি
• গ্যারান্টি চিঠি

ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি রূপ হিসাবে, সংজ্ঞার কঠোর অর্থে, চিঠিগুলি 2 প্রকারে বিভক্ত - ব্যবসায়িক এবং ব্যক্তিগত-আধিকারিক।

প্রতিষ্ঠান এবং প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সঞ্চালিত চিঠিপত্র ব্যবসা হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। একটি প্রাইভেট-অফিসিয়াল চিঠি এমন একটি বার্তা যা একটি প্রাইভেট ব্যক্তি দ্বারা একটি প্রতিষ্ঠানে পাঠানো হয়, বা বিপরীতভাবে, একটি প্রতিষ্ঠান দ্বারা একটি ব্যক্তিগত ব্যক্তিকে পাঠানো হয়।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনার জন্য বেশ কয়েকটি নিয়ম রয়েছে।

• চিঠিটি প্রাপকের মধ্যে ব্যবসায়িক আগ্রহের উত্থানকে উদ্দীপিত করবে, স্পষ্টভাবে এবং বিশ্বাসযোগ্য প্রমাণের ভিত্তিতে, অংশীদারিত্বের সুবিধা এবং অংশীদারিত্ব ভাঙার অযোগ্যতা দেখাবে। লেখাটি হতে হবে অনুপ্রেরণাদায়ক, সহযোগিতার জন্য প্রেরণাদায়ক।
• একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে অত্যধিক ব্যক্তিগত আবেগের প্রকাশ আপনার কেস প্রমাণ করার এবং সমস্যাটি সমাধান করার সর্বোত্তম উপায় নয়।
• চিঠির পাঠ্য ওভারলোডিং এবং আটকে যাওয়া এড়ানোর জন্য, কোনো রূপক তুলনা, রূপক, রূপক এবং হাইপারবোল এড়ানো উচিত।
• বিষয়ের একটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত উপস্থাপনার জন্য, বিশদ বিবরণ এবং অতিরিক্ত বিবরণ এড়িয়ে সহজ বাক্য ব্যবহার করা ভাল। বার্তাটির মূল ধারণাটি একচেটিয়াভাবে প্রাসঙ্গিক আর্গুমেন্ট দ্বারা সমর্থিত হওয়া উচিত, যা সাধারণত চিঠির পরিশিষ্টগুলিতে (ডায়াগ্রাম, গ্রাফ, ডিজিটাল ডেটা) স্থাপন করা হয়।
• পাঠ্যটি অনুচ্ছেদে বিভক্ত করা উচিত, যার প্রতিটি, একটি স্বাধীন চিন্তার প্রতিনিধিত্ব করে, একটি নতুন লাইনে শুরু হয়।

• একটি ব্যবসায়িক লিখিত বার্তায়, বর্ণনামূলক বিশেষণ, অপ্রয়োজনীয় স্পষ্টীকরণ এবং বিবরণ ব্যবহার করা উচিত নয়।লেখার শেষে, নথিটি পরীক্ষা করার এবং প্রাসঙ্গিক শব্দার্থক বিষয়বস্তু বহন করে না এমন বাক্যাংশগুলি বাদ দেওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয়।
• সাক্ষরতা পাঠ্যের মৌলিক উপাদান। বার্তায় বানান এবং অন্যান্য ত্রুটির উপস্থিতি অগ্রহণযোগ্য।
• ইমেইলের বিষয় লাইন প্রয়োজন. নথির বিষয়গুলি সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্তভাবে প্রতিফলিত হওয়া উচিত, এটি পড়ার সময় সময় বাঁচায় এবং প্রেরককে ইতিবাচকভাবে চিহ্নিত করে। যদি চিঠিটি ই-মেইলের মাধ্যমে পাঠানো হয় এবং এতে বিশেষ গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে, তবে এটি ইলেকট্রনিক পরিষেবাতে উপলব্ধ একটি বিশেষ "পতাকা" সহ প্রদান করা উচিত।
• মাঝারি ফন্টের আকার সহ এরিয়াল বা টাইমস নিউ রোমান ফন্ট দ্বারা পাঠ্যের ভাল পাঠযোগ্যতা প্রদান করা হয়। প্রয়োজন হলে, এটি তির্যক বা গাঢ় মধ্যে মূল ধারণা হাইলাইট করার অনুমতি দেওয়া হয়।

• পাঠ্যে, উপশিরোনাম (3-4) ব্যবহার করা উপযোগী, যা উপস্থাপিত পাঠ্যের একটি সহজ বোঝা প্রদান করে।
• গণনা, তালিকা এবং তালিকা বিশেষ মার্কার ব্যবহার করে সেরা ডিজাইন করা হয়।
• একটি কর্পোরেট টেমপ্লেট (স্কিম) ব্যবসায়িক যোগাযোগে দক্ষতা এবং বস্তুনিষ্ঠতার একটি চমৎকার সূচক। এটি কর্পোরেট দিক থেকে বিশেষভাবে উপযুক্ত, কারণ এটি আপনাকে একটি অনুকূল আলোতে দাঁড়াতে এবং প্রয়োজনীয় অফিসিয়ালতা বজায় রাখতে দেয়।

একটি ব্যবসায়িক বার্তার গঠনটি সাধারণ। ঐতিহ্যগতভাবে এটি রয়েছে:

• ভূমিকা
• প্রধান অংশ;
• উপসংহার

ভূমিকা চিঠিটির উদ্দেশ্য সংক্ষিপ্ত করে। প্রধান অংশ সমস্যাটির সারমর্ম বর্ণনা করে। উপসংহারে, মূল অংশের বিষয়বস্তু সংক্ষিপ্ত করা বাঞ্ছনীয়, উদাহরণস্বরূপ, উপসংহার আকারে। "পোস্টস্ক্রিপ্ট" এবং বিভিন্ন ধরণের পাদটীকা অবাঞ্ছিত।

উপসংহারে, আকারে ম্যানিপুলেশনের অনুরূপ বাক্যাংশগুলি অনুপযুক্ত, যেমন: "আমি পারস্পরিক উপকারী অংশীদারিত্বের জন্য আশা করি" ইত্যাদি। সহজ বাক্যাংশ সহ একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে বিদায় জানানো ভাল - "সম্মান সহকারে", "শুভেচ্ছা" এবং আরও অনেক কিছু।

বার্তার নীচে নির্দেশিত হয়েছে: পুরো নাম, অফিসিয়াল স্ট্যাটাস, কোম্পানির নাম, স্বাক্ষরিত। যোগাযোগের নম্বরগুলিও নির্দেশিত।

টেবিল এবং গ্রাফগুলি একটি পৃথক ফাইল (প্যাকেজ) হিসাবে সংযুক্ত করা হয়েছে, চিঠির শেষে এটির একটি ইঙ্গিত সহ। যদি সংযুক্তির একটি গ্রুপ থাকে, তবে নাম সহ তাদের বিবরণ দেওয়া হয়।

একটি সংক্ষিপ্ত রূপ এবং বিশেষ সংক্ষিপ্তকরণ শুধুমাত্র তখনই ব্যবহার করা যেতে পারে যদি আপনি নিশ্চিত হন যে প্রাপক অবশ্যই সেগুলি বুঝতে পারবেন।

পাঠ্যটিকে আরও বেশি যৌক্তিক কঠোরতা এবং ব্যবসায়িক শব্দভাণ্ডারে ধারাবাহিকতা দিতে, নিম্নলিখিত বক্তৃতা বাঁকগুলি বাইন্ডার হিসাবে ব্যবহৃত হয়:

• এই কারনে;
• উপরের উপর ভিত্তি করে;
• এই কারনে;
• তথ্য অনুযায়ী;
• এর উপর ভিত্তি করে;
• বিবেচনা করা;
• এবং অন্যদের.

ভার্চুয়াল স্পেসে, ব্যবসায়িক মিথস্ক্রিয়া, ক্ষুদ্র আকারে যোগাযোগের প্রতিনিধিত্ব করে, সুনির্দিষ্ট, এবং এর জন্য শিষ্টাচারের প্রাসঙ্গিক নিয়মগুলির সাথে সম্মতির প্রয়োজন নেই। একটি চিঠির সাথে উপযুক্ত কাজ, অনুশীলন অনুসারে, ভলিউম, ভাষার নিয়ম, গঠন এবং বিন্যাস সম্পর্কিত নিম্নলিখিত মন্তব্যগুলি বাস্তবায়ন জড়িত।

• বিষয়ের সূত্রটি অবশ্যই পাঠ্যটিতে উল্লিখিত বিষয়ের সাথে পুরোপুরি মিল থাকতে হবে। এটি আপনাকে সঠিক ব্যবসায়িক উপায়ে পাঠককে দ্রুত সেট করতে দেয়।
• ই-মেইলের মাধ্যমে প্রেরিত একটি নথির সর্বোত্তম ভলিউম "এক স্ক্রীনে" ফিট করে, সর্বাধিক পরিমাণ পাঠ্য সহ - A4 ফর্ম্যাটে একটি শীট।
• সংযুক্তিগুলির সর্বোত্তম আকার 3 MB এর বেশি নয়৷
• পাঠানো ফাইলগুলিকে স্ট্যান্ডার্ড Zip বা Rar এনকোডিং আর্কাইভে "প্যাক" করার পরামর্শ দেওয়া হয়। অন্যদের প্রায়ই স্থানান্তর সময় অবরুদ্ধ করা হয়.
• হাইপারলিঙ্কগুলি মানক হওয়া উচিত (নীল, নীচে আন্ডারলাইন করা হয়েছে)।
• ঠিকানার উত্তরটি চিঠির শুরুতে, নীচে নয়, উপরে স্থাপন করা উচিত। এটি পূর্ববর্তী পাঠ্যের অপ্রয়োজনীয় এবং জোরপূর্বক স্ক্রলিং থেকে পেন পালকে রক্ষা করে।

• লেখার ভাষা ব্যবহার করা প্রয়োজন যা অংশীদারের কাছে সবচেয়ে বোধগম্য। বার্তায় পেশাদারিত্ব, অভ্যন্তরীণ কর্পোরেট শব্দভাণ্ডার, অশ্লীল অভিব্যক্তি এবং সংক্ষিপ্ত রূপগুলি (বিশেষত বাহ্যিক চিঠিপত্রে) ব্যবহারের পরামর্শের প্রশ্নটি চিঠিপত্রের অংশীদারদের প্রসঙ্গ এবং গুণাবলীর উপর নির্ভর করে আলাদাভাবে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।
• অংশীদারকে তার বার্তার প্রাপ্তি সম্পর্কে অবহিত করা গুরুত্বপূর্ণ - এটি ভাল রুচির লক্ষণ এবং ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের অংশ, তার প্রতি শ্রদ্ধা প্রদর্শন করে।
• আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সাড়া দেওয়া উচিত. যদি কোনো কারণে দ্রুত উত্তর দেওয়া সম্ভব না হয়, তাহলে অংশীদারকে তার চিঠির প্রাপ্তি সম্পর্কে অবহিত করা উচিত এবং প্রতিক্রিয়ার সময় নির্দেশ করা উচিত। একটি প্রতিক্রিয়া দেওয়ার আগে একটি নৈতিক এবং আরামদায়ক সময়ের ব্যবধান হল বার্তা পাওয়ার 48 ঘন্টা পরে। এই সময়ের পরে, ব্যক্তি সাধারণত অনুমান করে যে বার্তাটি হারিয়ে গেছে বা উপেক্ষা করা হয়েছে। চিঠিপত্রে অত্যধিক বিরতি প্রায়শই একজন অংশীদার হারানোর ঝুঁকির সাথে যুক্ত থাকে এবং ব্যবসায় নৈতিক মান লঙ্ঘন হিসাবে ব্যাখ্যা করা হয়।
• বার্তার শেষে, যোগাযোগের বিশদগুলি স্থাপন করা উচিত, যা মেইলিংয়ের আদেশ নির্বিশেষে ব্যতিক্রম ছাড়াই সমস্ত চিঠিতে নির্দেশিত হয়।
• স্থানান্তরের সময়, গোপনীয়তার বিষয়ে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নৈতিকতা সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, নিম্নলিখিত ভিডিওটি দেখুন।