অফিস ম্যানেজার: তিনি কে এবং তিনি কি করেন?

আধুনিক ব্যবসায়, অফিস আছে এমন কোনো কোম্পানি অফিস ম্যানেজারের কাজ ছাড়া করতে পারে না। এই অবস্থানটি সংস্থার অফিসের কার্যপ্রবাহের প্রশাসন এবং পরিচালনার সাথে জড়িত।

মূলত, অফিসের ব্যবস্থাপক সেই তথ্যপূর্ণ এবং পথপ্রদর্শক লিঙ্ক যেখানে কোম্পানির সমস্ত কাজের মুহূর্তগুলি একত্রিত হয় এবং সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়। তিনি প্রধান এবং অধস্তনদের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া পরিচালনা করেন, সাধারণ কর্মচারীদের প্রধান দ্বারা স্বাক্ষরিত নথি সম্পর্কে অবহিত করেন, কোম্পানির ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করেন, চিঠিপত্র নিয়ন্ত্রণ করেন, কোম্পানির কার্যকারিতা পর্যবেক্ষণ করেন এবং অফিসকে একটি অফিস সরবরাহ করেন, পরিচালকের কাছ থেকে সরাসরি নির্দেশনা বহন করেন এবং তার ডেপুটিরা।

একজন অফিস ম্যানেজার হলেন একজন কর্মচারী যিনি পুরো অফিসকে একটি পূর্ণাঙ্গ কর্মপ্রবাহ প্রদান করেন। একটি কাজের বিবরণ আপনাকে কাজের সারমর্মটি আরও ভালভাবে বুঝতে সাহায্য করবে।

কর্মরত পেশা এবং কর্মচারীদের অবস্থানের শ্রেণিবিন্যাস অনুসারে, একজন অফিস ম্যানেজারের পেশা এবং তার দায়িত্বগুলি একজন সচিবের পেশা থেকে উল্লেখযোগ্যভাবে আলাদা। একজন অফিস ম্যানেজার হল, প্রথমত, কোম্পানির অফিস স্পেসের একজন সংগঠক, একজন ম্যানেজার এবং অ্যাডমিনিস্ট্রেটর সবাই এক হয়ে যায়। একজন সচিবের পেশা বলতে বোঝায় একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তির (পরিচালক, উপ-পরিচালক, শীর্ষ ব্যবস্থাপক) প্রতি তার অধস্তনতা এবং শুধুমাত্র তার বিষয়গুলো পরিচালনা করা।

অফিস ম্যানেজার অফিসের সমস্ত বর্তমান কাজ নিয়ন্ত্রণ করে, প্রধানত কাগজের কার্যপ্রবাহ। নিরবচ্ছিন্নভাবে বজায় রাখে অফিস সরঞ্জাম অপারেশন, কোম্পানির কর্মচারীদের প্রদান করে স্টেশনারি, সময়মত কর্মচারীদের আদেশ, আদেশ এবং অফিসের জন্য ঘোষণা, প্রধান দ্বারা জারি করা নজরে আনে, ইনকামিং ফোন কল গ্রহণ করে, যদি প্রয়োজন হয়, পরিচালকের মিটিং এবং ভ্রমণের একটি ক্যালেন্ডার বজায় রাখে। এই ক্ষেত্রে, শূন্যপদটিকে "সাচিবিক কার্যাবলী সহ অফিস ব্যবস্থাপক" বলা হয়।

যেহেতু একজন অফিস ম্যানেজারের কাজ সাংগঠনিক, তথ্যমূলক এবং প্রশাসনিক ক্রিয়াকলাপ অন্তর্ভুক্ত করে, তাই তার কাজের দায়িত্বের মধ্যে কিছু কার্যকরী কাজ অন্তর্ভুক্ত থাকে। এটি অফিস ম্যানেজারের কর্মসংস্থান এবং সারমর্ম, যাদের অবশ্যই:

• একটি নতুন কাজের দিনের জন্য অফিসের কাজ প্রস্তুত করুন: টেলিফোন, কম্পিউটার এবং অফিস সরঞ্জামের ক্রিয়াকলাপ পরীক্ষা করুন, ভোগ্যপণ্যের প্রাপ্যতা (কাগজ, রিফিল করা প্রিন্টার কার্তুজ);
• তদারকি করা, অফিস চত্বরের পরিচ্ছন্নতা পর্যবেক্ষণ করা, স্যানিটারি মানগুলির সাথে সম্মতি (সম্পূর্ণ আলো, বায়ুচলাচল, প্রাঙ্গনে তাপমাত্রার অবস্থা), বিভক্ত সিস্টেমের অপারেশন পরীক্ষা করুন;
• সময়মত ক্রয় অফিস সরবরাহ এবং অফিস কর্মীদের সময়মত তাদের প্রদান;
• পানীয় জল অর্ডার করুন ডিটারজেন্ট, টয়লেট পেপার, ন্যাপকিন;
• বর্তমান কর্মপ্রবাহ নিয়ন্ত্রণ করুন: অফিসের পূর্ণাঙ্গ কাজের জন্য প্রয়োজনীয় নথি, প্রতিবেদন, কাজের উপকরণ প্রস্তুত করুন, অন্যান্য কাজের মুহূর্ত এবং কাজগুলি সমাধান করুন;
• দৈনিক চালক এবং কুরিয়ার কাজ নিরীক্ষণ;
• নেতার নির্দেশ অনুযায়ী, অফিস ম্যানেজার কর্মচারীদের মধ্যে দায়িত্ব বণ্টনের জন্য দায়ী, তাদের জন্য কাজগুলি সেট করে, প্রয়োজনীয় কাজের তথ্য তাদের নজরে আনে, তাদের দায়িত্বের স্তর নির্ধারণ করে, প্রাপ্ত ফলাফলের কার্যকারিতা বিশ্লেষণ করে;
• গণনা করুন এবং মাসিক আর্থিক ব্যয়ের একটি অনুমান প্রস্তুত করুন অফিসের রক্ষণাবেক্ষণের জন্য, এর কার্য সম্পাদন নিয়ন্ত্রণ করতে;
• একটি টাইমশীট রাখুন, একটি ক্যালেন্ডার মাসের মধ্যে প্রতিটি কর্মচারী দ্বারা কাজ করা দিন এবং ঘন্টার সংখ্যা, বেতনের জন্য অ্যাকাউন্টিং বিভাগে সময় শীট জমা দিন;
• শ্রম শৃঙ্খলার সাথে সম্মতি নিয়ন্ত্রণ: বিলম্বের ঘটনা, কাজ থেকে তাড়াতাড়ি প্রস্থান, কর্মচারীদের অনুপস্থিতি, কোম্পানির ব্যবস্থাপনাকে অবহিত করা, লঙ্ঘনের রেকর্ড রাখা এবং পোষাক কোডের সাথে অ-সম্মতি;
• সভা সংগঠিত করা, নিবন্ধন করুন এবং দর্শকদের তাদের সমস্যা সমাধানে সহায়তা করুন।

একজন অফিস ম্যানেজারের প্রধান দক্ষতার মধ্যে রয়েছে আলোচনা, মিটিং, মিটিং এর প্রস্তুতি এবং পরিচালনা:

• তাকে অবশ্যই সমস্ত প্রয়োজনীয় উপকরণ প্রস্তুত করতে হবে, ইভেন্টে সমস্ত আগ্রহী ব্যক্তিদের উপস্থিতি নিশ্চিত করুন, সভার কার্যবিবরণী রাখুন;
• কোম্পানির ক্লায়েন্ট এবং অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ করতে, উপকরণ বিতরণ;
• আগত এবং বহির্গামী অফিসের চিঠিপত্রের সাথে মোকাবিলা করুন, এটি নিবন্ধন করুন, এটি পাঠান;
• কর্মীদের সহায়তা এবং সমর্থন দ্বন্দ্ব এবং বিতর্কিত পরিস্থিতির সমাধানে;
• অফিসের কাজ সমন্বয় করা কার্যদিবসের শেষে, বিদ্যুৎ সরবরাহ থেকে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার জন্য অফিস সরঞ্জাম, আলো, বিভক্ত সিস্টেম, এয়ার কন্ডিশনারগুলি পরীক্ষা করুন;
• কিছু ক্ষেত্রে, অফিস ম্যানেজার নতুন কর্মচারীদের খুঁজে বের করার এবং নিয়োগের জন্য দায়ী (বিশেষ সাইটে প্রয়োজনীয় শূন্যপদ সম্পর্কে তথ্য পোস্ট করুন, জীবনবৃত্তান্ত পর্যালোচনা করুন, আবেদনকারীদের প্রাক-নির্বাচন করুন, সাক্ষাত্কার পরিচালনা করুন);
• সম্ভাব্য গ্রাহকদের লিখিতভাবে বা ফোনে অবহিত করে মূল্য তালিকা অনুযায়ী পণ্য এবং পরিষেবার খরচের উপর;
• কোম্পানি বিভাগের অবস্থান সম্পর্কে পরামর্শ দেয়, তাদের ফাংশন;
• একটি গ্রাহক বেস বজায় রাখে উদ্যোগ;
• সাইট রক্ষণাবেক্ষণের দায়িত্ব পালন করে, পণ্য এবং পরিষেবা সম্পর্কে বিজ্ঞাপন বসানো, অর্ডার স্যুভেনির, মুদ্রণ, তথ্য উপকরণ বিতরণ।

একটি অফিস ম্যানেজারের পদ গ্রহণ করার জন্য, একজন প্রার্থীর এই কাজটি সম্পাদন করার জন্য প্রয়োজনীয় মূল দক্ষতা থাকতে হবে, সেইসাথে কিছু ব্যক্তিগত এবং পেশাদার গুণাবলী থাকতে হবে।

একজন ব্যক্তির ব্যক্তিগত গুণাবলী হল জৈবিক এবং সামাজিক উপাদান যা তার ব্যক্তিত্ব তৈরি করে। জৈবিক উপাদান একজন ব্যক্তি প্রকৃতি, তার পিতামাতা এবং পূর্বপুরুষদের কাছ থেকে জিনের একটি নির্দিষ্ট সেট আকারে গ্রহণ করেন। সামাজিক উপাদান - এটি এমন সামাজিক পরিবেশ যেখানে একজন ব্যক্তি বেড়ে ওঠে এবং বড় হয়।

এই দুটি উপাদানই চরিত্র এবং ব্যক্তিত্ব গঠন করে, যা ব্যক্তিকে কিছু গুণাবলীর অধিকারী করে, ভালো এবং নেতিবাচক উভয়ই। একজন ব্যক্তির সমস্ত ব্যক্তিত্বের বৈশিষ্ট্যগুলিকে একত্রিত করে, আপনি একটি উদ্দেশ্যমূলক নির্ভরযোগ্য মনস্তাত্ত্বিক প্রতিকৃতি পেতে পারেন।

ইতিবাচক ব্যক্তিত্বের বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে রয়েছে যেমন:

• সততা;
• লক্ষ্য অর্জনে অধ্যবসায়;
• মনোযোগ;
• স্ব-শৃঙ্খলা;
• দায়িত্ব এবং সংগঠন;
• অধ্যবসায়, অধ্যবসায়;
• অভ্যন্তরীণ আভিজাত্য;
• বস্তুনিষ্ঠতা;
• সামাজিকতা, ভদ্রতা, মানুষের প্রতি বন্ধুত্বপূর্ণ মনোভাব;
• সংযম, উদ্দেশ্যপূর্ণতা, মনোযোগীতা, সময়ানুবর্তিতা;
• দ্বন্দ্বের অভাব, কর্মীদের মধ্যে বিরোধ সমাধান করার ক্ষমতা, আশাবাদ এবং সবকিছুতে ইতিবাচকতা;
• দ্রুততা, বুদ্ধিমত্তা, সহায়কতা;
• কার্যকলাপ, উচ্চাকাঙ্ক্ষা

এই প্রতিটি ব্যক্তিত্বের বৈশিষ্ট্যগুলির পিছনে একজন ব্যক্তির মনস্তাত্ত্বিক এবং মানসিক লালন-পালন, তার বংশগতি, সামাজিক পরিবেশ যেখানে সে বড় হয়েছে।

নেতিবাচক ব্যক্তিত্বের বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে রয়েছে:

• inattention, inattention;
• জীবনের প্রতি হতাশাজনক দৃষ্টিভঙ্গি, আশাবাদের অভাব;
• সময়মত চিন্তা সংগ্রহ করতে এবং ধারাবাহিকভাবে কাজগুলি সমাধান করতে অক্ষমতা;
• আক্রমণাত্মক চরিত্র;
• গসিপ এবং চক্রান্তের প্রবণতা।

একজন ব্যক্তির ব্যবসায়িক গুণাবলী হল তার নির্দিষ্ট শ্রমের কাজ এবং কার্য সম্পাদন করার ক্ষমতা।

ব্যবসায়িক গুণাবলী দ্বারা, কেউ বিচার করতে পারে যে আবেদনকারী তার কাজের প্রক্রিয়াটি কতটা কার্যকরভাবে সংগঠিত করতে সক্ষম হবেন, তিনি কতটা ভালভাবে তাকে অর্পিত শ্রম দায়িত্ব পালন করবেন। একটি অফিস সফলভাবে পরিচালনা করার জন্য, আবেদনকারীকে অবশ্যই জ্ঞান এবং দক্ষতার পাশাপাশি কিছু ব্যবসায়িক গুণাবলী থাকতে হবে, যার মধ্যে রয়েছে:

• শিক্ষা, দক্ষতা স্তর;
• কর্মদক্ষতা;
• দ্রুত শিক্ষা, নতুন অবস্থার সাথে অভিযোজন;
• নিজের এবং অন্যদের দাবি;
• মাল্টি-টাস্ক এবং একই সময়ে একাধিক সমস্যা মোকাবেলা করার ক্ষমতা;
• বিশ্লেষণাত্মক চিন্তাভাবনা, নমনীয়ভাবে এবং বাক্সের বাইরে চিন্তা করার ক্ষমতা, সঠিক সিদ্ধান্তে আঁকুন, সাধারণীকরণ করুন;
• ব্যবসায়িক দক্ষতা;
• নেতৃত্বের দক্ষতা;
• ওভারটাইম কাজ করার ইচ্ছা;
• বক্তৃতামূলক দক্ষতা, কূটনীতি এবং বোঝানোর ক্ষমতা;
• ব্যবসায়িক যোগাযোগ দক্ষতা।

একজন ব্যক্তির পেশাদার গুণাবলী হল ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক গুণাবলীর সংমিশ্রণ, সেইসাথে সমস্ত দক্ষতা যা তিনি তার কর্মজীবনে অর্জন করতে পেরেছিলেন। তার পেশাগত কার্যকলাপে, অফিস ব্যবস্থাপক অবশ্যই:

• নির্দিষ্ট জ্ঞান আছে ক্ষেত্রে দক্ষতা এবং ক্ষমতা অফিস ব্যবস্থাপনা;
• পেশাগতভাবে অনুশীলনে তাদের জ্ঞান এবং দক্ষতা প্রয়োগ করুন;
• নথি নিয়ে কাজ করতে সক্ষম হবেন কর্মপ্রবাহ সংগঠিত করার নীতিগুলি, একটি সংরক্ষণাগার গঠনের নিয়মগুলি জানুন;
• একজন আত্মবিশ্বাসী কম্পিউটার ব্যবহারকারী হতে হবে এবং অন্যান্য অফিস সরঞ্জাম;
• কাগজপত্র প্রক্রিয়া সম্পর্কে পুঙ্খানুপুঙ্খ জ্ঞান আছে, ইনকামিং এবং আউটগোয়িং মেলের সাথে কাজ করুন, এটির নিবন্ধনের নিয়মগুলি জানুন, ম্যানেজারের রেজোলিউশনগুলিকে সময়মতো কাঠামোগত বিভাগে আনুন, কোম্পানির কর্মচারীদের দ্বারা লিখিত নথিগুলি সম্পাদনের জন্য সময়সীমা নিরীক্ষণ করুন, মেল বা কুরিয়ার দ্বারা বহির্গামী চিঠিপত্র পাঠান;
• প্রশাসনিক দক্ষতা আছে;
• দ্রুত টাইপ করতে সক্ষম হন নির্দিষ্ট নথি (অর্ডার, নির্দেশাবলী, নির্দেশাবলী, ডিক্রি) প্রস্তুত করার জন্য নীতি এবং নিয়মগুলি জানুন;
• দ্রুত দরকারী জ্ঞান পরিচালনা করুন (জরুরী পরিষেবা, ইলেকট্রিশিয়ান, প্লাম্বার, লাঞ্চ ডেলিভারি পরিষেবার জন্য যোগাযোগ);
• বিদেশী ভাষা জানেন (সর্বদা নয়), যদিও কিছু কোম্পানিতে একটি নির্দিষ্ট বিদেশী ভাষার জ্ঞান প্রার্থীর জন্য প্রধান শর্ত, এবং এই ক্ষেত্রে অফিস ম্যানেজারকে অবশ্যই বিদেশী ভাষায় কথা বলা, পড়া এবং লেখায় সাবলীল হতে হবে;
• সঠিকভাবে কথা বলতে এবং লিখতে সক্ষম হওয়া, ভাল সাহিত্যিক ভাষায় আপনার চিন্তা প্রকাশ করুন;
• নিজস্ব ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের দক্ষতা।

কোনো উচ্চ শিক্ষা প্রতিষ্ঠান অফিস ম্যানেজারের পেশা শেখায় না। আপনি প্রশিক্ষণ পেতে পারেন এবং বাজেট বা বেসরকারি প্রশিক্ষণ কেন্দ্র, কলেজে ডিপ্লোমা বা বৃত্তিমূলক প্রশিক্ষণের একটি শংসাপত্র পেতে পারেন।

বড় কোম্পানিগুলিতে, একটি নিয়ম হিসাবে, তারা শুধুমাত্র এই অবস্থানে উচ্চ শিক্ষার সাথে একজন বিশেষজ্ঞকে দেখতে চায়, ছোট উদ্যোগগুলি এই পদের জন্য মাধ্যমিক বা মাধ্যমিক বিশেষায়িত শিক্ষা সহ একজন কর্মচারী নিয়োগ করতে পারে।

যে কোন নিয়োগকর্তা মনোযোগ দিতে প্রধান জিনিস হয় এই অবস্থানে অভিজ্ঞতা, কম্পিউটার দক্ষতার স্তর, অফিস সরঞ্জামের জ্ঞান এবং এটিতে কাজ করার ক্ষমতা, অফিসের কাজ এবং সংরক্ষণাগারের প্রাথমিক জ্ঞান, বিদেশী ভাষার দক্ষতা।

সঠিকভাবে একটি জীবনবৃত্তান্ত লিখতে এবং কাঙ্ক্ষিত অবস্থান পেতে, আপনার প্রয়োজন বিস্তারিত, কিন্তু সৎভাবে নিজের সম্পর্কে সমস্ত তথ্য বর্ণনা করুন: ব্যক্তিগত, পেশাদার, ব্যবসায়িক গুণাবলী, একই অবস্থানে কাজের অভিজ্ঞতা, শিক্ষার স্তর।

প্রত্যাশিত বেতনের স্তর নিয়োগকর্তাকে জানাবে যে তিনি কী অফার করতে পারেন এবং প্রার্থী কী জন্য আবেদন করছেন।

কাজের অভিজ্ঞতা, শিক্ষা সম্পর্কে মিথ্যা তথ্য দেবেন না - এই সমস্ত সহজে চেক করা যেতে পারে, যে ক্ষেত্রে আবেদনকারীর জন্য শূন্যপদ অনুপলব্ধ হবে, তাকে কেবল প্রত্যাখ্যান করা হবে।

একটি ছবির উপস্থিতি প্রার্থীর জন্য একটি ইতিবাচক মুহূর্ত, নিয়োগকর্তাকে অবশ্যই জানতে হবে কার জীবনবৃত্তান্ত বিবেচনা করা হচ্ছে। অফিস ম্যানেজার কোম্পানির মুখ, এবং নিয়োগকর্তা উদাসীন নন কে এটি প্রতিনিধিত্ব করবে।

আপনার শিক্ষার স্তর নির্দেশ করতে ভুলবেন না, প্রায়ই এই পদের জন্য নিয়োগকর্তা গ্রহণ করে উচ্চতর অর্থনৈতিক, আইনী, মনস্তাত্ত্বিক বা ফিলোলজিকাল শিক্ষা সহ একজন বিশেষজ্ঞ।

এই ধরনের তথ্য নিয়োগকর্তার জন্য দরকারী হবে.

একটি জীবনবৃত্তান্ত কম্পাইল করার সময়, এর কাঠামো মেনে চলুন:

• ব্যক্তিগত তথ্য - নাম, বয়স, পরিচিতি;
• ব্যক্তিগত - বিভাগটি ঐচ্ছিক বলে মনে করা হয়, তবে এটি পূরণ করা ভাল;
• মৌলিক দক্ষতা এবং ক্ষমতা - আপনার মালিকানাধীন অফিস প্রোগ্রামগুলি নির্দেশ করুন, সমস্ত উন্নত প্রশিক্ষণ কোর্স, সেমিনার, প্রশিক্ষণ, আপনি সম্পন্ন করেছেন এমন অন্যান্য অতিরিক্ত প্রশিক্ষণের তালিকা করুন;
• কর্মদক্ষতা - আপনার সমস্ত অনুশীলন, ইন্টার্নশিপ, সম্পন্ন প্রকল্প, স্বেচ্ছাসেবক প্রোগ্রামগুলি, কালানুক্রমিক ক্রমে তালিকাভুক্ত করুন, আপনি আগে যেখানে কাজ করেছেন, শিক্ষা এবং প্রশিক্ষণ (আপনার সম্পন্ন করা সমস্ত শিক্ষামূলক প্রোগ্রাম এবং নির্দেশাবলী প্রতিফলিত করুন);
• সুপারিশ - এই বিভাগে, এমন ব্যক্তিদের নাম এবং পরিচিতিগুলি নির্দেশ করুন যারা আপনাকে একজন নতুন নিয়োগকর্তার কাছে সুপারিশ করতে পারে, আপনার সম্পর্কে ইতিবাচকভাবে কথা বলতে পারে।

কাজের অভিজ্ঞতা ছাড়া একজন আবেদনকারী যদি অফিস ম্যানেজারের পদের জন্য আবেদন করেন, তাহলে জীবনবৃত্তান্তে এই বিভাগটিকে একেবারেই প্রতিফলিত না করাই ভালো। নিয়োগকর্তাকে জ্ঞান এবং দক্ষতার অভাব দেখাতে হবে না। এই ক্ষেত্রে, আপনার ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক গুণাবলী বর্ণনা করা ভাল, আপনার কী মৌলিক এবং অতিরিক্ত শিক্ষা রয়েছে (সেমিনার, প্রশিক্ষণ)।

কাজের অভিজ্ঞতা হিসাবে, আপনি শিল্প অনুশীলন, স্নাতক ইন্টার্নশিপ, নির্দিষ্ট ইভেন্ট আয়োজনে দক্ষতা, অলিম্পিয়াড, সম্মেলন, প্রতিযোগিতা এবং বিভিন্ন পরীক্ষায় অংশগ্রহণ নির্দেশ করতে পারেন। আপনার যদি কোনো কৃতিত্ব এবং সাফল্য থাকে যা সরাসরি আপনার ভবিষ্যত কাজের সাথে সম্পর্কিত, আপনার জীবনবৃত্তান্তে এই তথ্যটি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।